品質管理

①品質基準の設定

長年の実績をベースに客観的な品質基準を定義しています。品質基準には、解像度、カラーバランス、コントラストなどの技術的なパラメータが含まれます。基準がなければスキャニング後の善し悪しを計測することができません。

カラーバランス、コントラストの調整まで実施

カラーバランスやコントラストの調整は、業界の慣習では通常、オート設定or初期設定などそのままで、明るさとコントラストを使うことが多いです。その場合、平均点前後のデータは出来ますが、良いデータが出来る訳ではありません。
Scan Bizでは案件1つ1つを丁寧に扱っているため個別設定を行っており、最適なカラーバランスとコントラストを調整しています。

解像度を使い分ける

平均的な解像度は150dpi～300dpi、ハイレベルな解像度は600dpi～4,800dpiとされています。
平均的な解像度、カラーバランス、コントラストは、文書、契約書、請求書、発注書、請負書、受領書などの書類や教授が活用する論文などで使用されます。
ハイレベルな解像度、カラーバランス、コントラストは、メーカーのカタログやデザイナーの写真や歴史のある伝統書類、細かい文字で使用されます。

②適切なスキャン機器の選定

高品質なスキャンを行うためには、適切なスキャン機器を使用する必要があります。解像度、カラー再現性、速度などが重要な要素です。
Scan Bizでは、業務用高性能スキャナーを10種30台以上保有しています。速度は1日あたり10万枚のスキャンが可能です。
業務用複合機では裏面の文字までスキャニングされてしまうなどの不良が発生します。また、紙詰まりも多く、データのエッジ処理がキレイではなかったり、斜めにスキャンされたり、スピードも不十分です。

カラーの再現

カラーの再現性については、現物とスキャンデータを比較・判断し機械を選定しています。
全国にもハイレベルな解像度600dpi～4,800dpiができる機械はそうそうありません。
Scan Bizが保有している機械は写真の細部まで鮮明にキャプチャが可能なため、写真のスキャンにも適しています。

詳細部分の再現

また、細かいテキストや複雑な図面が含まれる文書をスキャンする際に、高い解像度が求められます。これにより、文字や図面の細部まで正確に再現できます。
アーカイブや保存目的のスキャンについては、古い文書や貴重な書類をデジタル化して保存する際にも、高解像度スキャンが重要でオリジナルの状態を忠実に保持することができます。

③プレスキャンチェック

スキャニングにおける初期段階でサンプルを作成します。
スキャン前に文書の状態を確認し、必要に応じてクリーニングや修正を行います。
しわや汚れがスキャンの品質に影響を与えないようにホチキス止めの箇所の確認、カラーの有無、書類や書籍の劣化具合などを確認し、クライアントが求める水準に達するための作業工程を確認します。
作業工程とスキャナーの設定（解像度、カラーバランス、コントラストなど）を調整し、正しいことを確認の上、サンプルスキャンを実施して品質を評価します。

④スキャンプロセスの監視

スキャン作業中に品質を継続的に抜き打ち監視し、一貫性を保証します。抜き打ち監視は1時間に1回以上実行しています。
エラーや問題が発生した場合には、即時に対応して修正します。

⑤スキャン終了後の品質チェック

スキャン終了後、Scan Bizでは納品物に対して作業者と作業管理者のダブルチェックを実施しています。
二重にチェックすることで、ミスや間違いを大幅に減らすことができます。
スキャン後の文書を詳細にレビューし、品質基準に達しているかを確認します。
テキスト認識（OCR）の精度もこの段階でチェックします。チェックの方法は複数回の目視です。
複数の人がプロセスをチェックすることで、責任と権限が分散されます。これにより、個人のミスや過失による影響が減少します。

⑥フィードバックと改善

お客様からのフィードバックを収集し、品質保証プロセスを継続的に改善しています。
定期的なレビューと更新を通じて、技術やプロセスを最新の状態に保ちます。
よくあるフィードバックは「歴史書で古い書籍のため高額かと思いましたが、低価格を実現してくれました。」といった内容や「スキャンする紙が薄くて他社で断られていたけど、迅速に作業してくれました。」といったものです。

⑦セキュリティと機密性の保持

スキャンされたデータの安全性と機密性を保証するための措置を講じます。
企業様の書類は外部回線とつながっていない所で作業します。
企業様のデータは物理的に作業中は外部ネットワークにつないでいません。
データチェックは社内のネットワーク内で作業しますが、ネットワークやデバイスを不正アクセス、マルウェア、ウイルスから保護するために、強力なファイアウォールとアンチウイルスセキュリティシステムを導入しています。
同時に機密データを暗号化することで、万が一データが盗まれた場合でも、内容が読み取られるのを防ぎます。

⑧トレーニングと教育

スキャニング作業において従業員が困る点は、原稿も100社100様の為マニュアル化が困難な点です。
課題解消のために、1人前になるのに2年以上かかる職人レベルの自主基準が厳しいトレーニングを要しています。品質基準の理解と遵守を確実にしています。

①迅速なレスポンス

WEBからのお問い合わせに対しては、24時間以内に返答するポリシーを設けています。
法的書類や契約書、締め切りが迫っているビジネス文書など、急ぎでデジタル化が必要な場合があるため、お問い合わせや懸念事項に対して速やかに対処することを心がけています。

②わかりやすい情報の提示

弊社ではお客様からスキャンオフィスへお送りいただいた書類をエクセルに一覧でまとめ、スキャン方法について認識を合わせるプロセスも導入しています。
また、料金体系や利用手順を視覚的な図表やイラストで示し、お客様に対してわかりやすい理解を促進しています。

③お客様のニーズに寄り添う

お客様の声に耳を傾け、期待を超えるサービスを提供することで、リピーターを増やしています。
建設業界に対しては、他社でお断りされたプロジェクトの設計図や契約書類などの大量の書類を効率的に管理するためのソリューションを提供しています。
これにより、建設現場での書類アクセスの迅速化と整理が可能になり、作業効率の向上に貢献しています。
不動産業界においては、物件情報や契約関連の書類をデジタル化し、簡単に検索できるシステムを提供しています。
物件情報や契約書の電子化ニーズは強く、スピード感のある対応をすることで、不動産会社は顧客への迅速な情報提供、サービスの質向上が可能となります。