文書・書類のスキャン

文書、書類とスキャンについて

書類をスキャンすることは、テクノロジーの進歩と共に発展してきたプロセスであり、現代のデジタル化社会における重要な要素です。
デジタル化は、効率化、利便性、セキュリティの向上をもたらし、多くの組織や個人にとって必要不可欠な部分となっています。
例えば、電子帳簿保存法は、紙の帳簿やレシートなどの会計文書をデジタル形式で保存することを認めていて、適切にスキャンされ、管理されていれば、紙の文書を保持する必要がなくなり、文書の保管や管理に関するコストが削減されます。
時代の流れを考えると紙の使用量を減らすことは環境に優しい選択で続可能な開発目標（SDGs）と文書、書類のスキャンとデジタル化は密接に関連しています。企業の環境への取り組みは、ブランドイメージの向上や顧客からの信頼獲得につながり、間接的な経済的利益をもたらす可能性があります。
ただ、スキャン1つでも簡単だと思い込み自社の複合機でスキャニングを行う企業もありますが、専門知識や特殊な機械でなければ不良品が多く、時間を費やしたものの効率の悪い結果を招くケースも多々あります。
弊社は書類だけで1日10万枚、年間5,000万枚の作業実績があります。監査や検査、法的な証拠として保存しておくべき書類だからこそ紙文書・書類のスキャニングのプロ集団にお任せしてみませんか？

こんなことで困っていませんか？

紙文書の保管に倉庫を借りている。紙文書を電子化して賃料を削減したいけれど、どうしたらよいかわからない！

テレワークで閲覧したい書類があるけれど、紙なのでアクセスできない！

紙文書の山の中から必要な書類を探し出すのが大変！

紛失や紙の劣化が心配で見れなくなるリスクを防ぎたい。

DX化を推進したいけど何から着手したらいいのか、わからない。

Scan Bizの紙文書・書類のスキャンサービスが高品質で低価格な理由とは？

豊富な作業実績から裏付ける効率的なオペレーション体制にあります。

サービスポイント

① スキャン後のデータを使いやすく加工

データ活用性を高めるため、PDFデータへのタグ付けや全文OCR処理を実施できます。文書の原稿の状態や利活用のシーンを踏まえた上で、最適な電子化仕様・運用方法をご提案します。お客様が保有するデータと紙から抽出した属性を関連付けて運用することもご提案可能です。

② 大量の文書もスピーディーに電子化

高品質のスキャンを行うために、適切なスキャン機器を使用し、解像度・カラー再現性・速度などが重要な要素です。
弊社は業務用高性能スキャナーを10種30台以上保有しており、書類に関しては1分間で600枚のスキャンが可能です。
高性能スキャナを適宜活用し、長年のナレッジにより、高品質・最短納期での電子化を実現しています。
（一般的なベンダーと比較して、約4-5倍の機械を保有しているため、2倍程度のスピードでのご支援が可能）
文書のお預かり期間を短くすることで、お客様の業務への影響を最小限に抑えます。

③ ファイリングされた書類をそのまま段ボールに入れるだけ

ファイリングされた書類を１枚ずつ取り外していたら、時間的コストが発生し、本業への機会損失を生み出すなど支障が出てしまいます。
弊社で頻繁に目にする書類は下記のような例になります。
ホチキス留めがされている資料、クリップが付いている文書、シールや付箋が付いている紙、糊が塗られている書類、破れている文書、製本されている契約書などがあります。
弊社では熟練の作業員が１枚ずつ書類の劣化具合や状態をチェックしながらファイルから丁寧に取り外しています。
ファイリングされた状態で弊社にお送りいただくことで紛失リスクを防ぐことも可能です。
スキャニングの専門家に安心してご依頼ください。

④ 紙文書の仕分け作業から段ボールへの梱包のお手伝い

当社独自の文書管理ノウハウを生かし、文書の仕分け（保管・廃棄・電子化）に関するご提案を行います。
本当に電子化すべき文書を見極め、改善効果を含めて可視化することで、電子化プロジェクトのスムーズな実行と投資対効果の最大化を目指します。
弊社専用120サイズの段ボールを当社がご用意し、梱包を行うサービスです。
1箱につき、ファイル約12冊、大判の書籍、専門書で約40冊、紙文書・資料　最大16,000枚程度が梱包できます。
お客様の代わりにお荷物の梱包を行いますので、お客様は何もする必要がございません。
全てスタッフにおまかせください。

⑤ 配送業者の手配も可能

通常ですとヤマト便で弊社のスキャンオフィスにお送りいただきますが、大量に書類がある場合、トラックにて配送した方が安い場合があります。
その際、弊社にてトラックの手配が可能で段ボールの積み荷、荷下ろしも担当させていただきます。
書類はとても重たいので配送もお任せください。

⑥ 特殊OCR加工(600dpi～2,400dpiの高品質）

一般的には150～200dpiが標準とされいますが、弊社の標準OCRはその1.5～2倍の300dpiになります。論文などの書類では検索性を高めるため600dpiを使用し多様なニーズにお応えしています。
2,400dpiは写真などに使用しています。OCR加工は多言語の混在でも100％の認識率に近いデータをお作りする事が可能です。
官公庁～大学教授や学者などの専門家にも喜ばれているサービスになります。

⑦ サンプル作成可能

ファイル数が5冊以上ある場合、1部サンプル作成も可能です。
初めてのお取引は誰でも塩梅がわかりません。
そんな不安を吹き飛ばすサービスです。

過去累計作業実績

A3 3,000万枚以上
A4 1億枚以上
ファイル 30,000 冊以上

対応可能な文書、書類

契約書

A4サイズが多く、急いでいるときにどこに保管されているのかもわからないことが多いのが契約書。
中身を随時チェックしなければならない中で、OCRによる検索性の向上と遠隔でも複数人と共有することが目的でPDF化されます。
また、原本が上下逆になっていたとしても電子化されたデータは向きを統一した状態でご納品させて頂くことが可能です。
作業では作業では薄い手書き文字・押印等が薄くならない様ような工夫をいたします。
弊社ではオプションサービスとして契約書の要約書サービスを展開しています。

見積書・納品書・請求書

納品書、請求書類は特にまだ紙ベースでのお取引が多く、弊社にも多くのご依頼が寄せられています。
電子化の目的はOCRによる検索性の向上です。大量の文書の中から必要な情報を迅速に見つけることで業務の効率UPが実現できます。
また、デジタル化された文書は、紙の文書の様に劣化する事が無く、物理的な損傷や紛失のリスクが低減されます。
作業では薄い手書き文字・押印等が薄くならないような工夫をいたします。

マニュアル・手引書

申込書・同意書の電子化理由はアクセス性の向上と検索しやすさになります。
電子化されたマニュアルはインターネット経由で簡単にアクセスできるため、必要な情報を迅速に見つけることができます。
電子文書はキーワード検索が可能で、紙の文書よりも情報を素早く見つけ出せます。
弊社のOCR加工は60ヶ国語以上をサポートしています。

履歴書・職務経歴書

履歴書や職務経歴書を電子化する目的は、情報の共有と印刷コストの削減にあります。
面接時の情報共有や重要書類の保存義務、また紙やインクを消費することなく、必要に応じて履歴書・職務経歴書を確認できます。
OCRで検索処理を簡便化するなど人事記録を一定期間保存する際に役立っています。
ご要望に応じて電子ファイル名のリネームで簡単検索するお手伝いもさせていただきます。
弊社では情報漏洩を防ぐため、データチェックは社内のネットワーク内で作業いたしますが、ネットワークやデバイスを不正アクセス、マルウェア、ウイルスから保護するために、強力なファイアウォールとアンチウイルスセキュリティシステムを導入しています。
また機密データを暗号化することで、万が一データが盗まれた場合でも、内容が読み取られることを未然に防ぎます。

レシート・領収書

領収書を電子化するメリットは電子帳簿保存法では、紙の文書をスキャンして電子データとして保存することが許可されいるため、効率的に保存ができます。
電子化により、保存スペースが削減され、オフィススペースを有効活用できます。
電子ファイルは検索が容易で、必要な情報に迅速にアクセスできます。これは、税務調査や内部監査の際に特に有用です。
作業では薄い感熱紙や手書き文字・押印等が薄くならないような工夫をいたします。

調査票・アンケート

多くの研究機関、企業、教育機関などでは調査票やアンケートのスキャンにニーズがあり、広くご依頼がございます。
調査票・アンケート用紙の電子化の目的は情報の整理と保存です。
スキャンされた調査票やアンケートは、データベースやクラウドストレージに整理して保存できます。
これにより、長期間の保管や必要に応じた検索が容易になります。
また、弊社ではアンケートデータの分析のオプションサービスもございます。

環境について

書類電子化のプロとして、様々な業界の多様な書類電子化のお手伝いをしてきました。
高精度な機材は勿論、熟練のメンバーが多く在籍し、全て国内にて加工しており、海外作業は一切ございません。
お気軽にご相談いただけましたら、スペシャリストが回答いたします。

導入の流れ

最短7日で納品可能！「基本的には10営業日＋1～3箱で1日が確実です」

STEP1 無料相談お問い合わせに応じ、弊社からご提案・お見積もり
STEP2 正式発注メールにてお申し込み
STEP3 原本のお預かり弊社からお送りする配送キットにて原本を弊社へお送りください
STEP4 スキャニング開始
STEP5 納品作業完了後、データ納品方法をお選び頂き、納品致します

料金

書類詰め放題、ファイル詰め放題、オーダーメイド
段ボール１箱単位の明朗会計です。
業界初のminiプランがおすすめです。
ファイル３冊で十分なお客様のご期待に応えました。毎月の定期的なお取引なら更にお安くなります。
1枚当たり５円～と業界でもトップクラスの価格水準です。

料金プラン

料金

PDF

JPEG

TIFF

CAD

オプション

OCR

電子化が難しい製本図面は、紙面を解体し1ページずつスキャン

印刷（コピー）

様々な入稿形式に対応。カラー/モノクロ、～A0サイズまで低価格・高品質での印刷物出力を実現致します。

再製本

解体した図面を元の製本状態に戻す作業も承ります。分厚い製本図面もご相談ください。

溶解処理

大量の書類に対する捨て方ですがスキャン後の図面原本が不要な場合は、弊社にて高セキュリティ・短時間での廃棄を実現する溶解処理を承ります。