入札書類・公文書のスキャン

事前整理と準備

ホチキス、クリップ、シール、付箋などの取り外しは、スキャニング中での紙詰まりやスキャン品質の低下を防ぎます。

破れや劣化した書類の修復は、情報の完全性を保ちながら、スキャンの品質を向上させます。

スキャン設定の最適化

解像度（dpi）を適切に設定し、文書が読みやすく、詳細がはっきりと分かるようにします。

カラーでのスキャンが必要かどうかを見極めます。
テキスト中心の文書であればモノクロで十分な場合もありますが、報告書などの場合は画像データも差し込んである場合が多いため、色味をいかに再現性高く表現できるかが鍵です。
弊社担当者が適宜機材を選択し、お客様のご希望に添えるよう尽力します。

品質チェックの徹底

スキャン後の行政文書をダブルチェックし、読み取りにくい部分や誤認識された画像や文字がないかを慎重にチェックします。
厳格な品質管理は、最終的な文書の完成度を保証しています。

メリット１：スペースの節約

物理文書は保管スペースを大量に消費しますが、スキャンによる電子化は、このスペース問題を劇的に解決します。保管場所のコスト削減にもつながります。

メリット２：検索の効率化

電子化された文書は、クラウド上での管理が可能となり、必要な書類を瞬時に検索し、アクセスすることができます。自治体は作業の迅速化が図れるようになります。

メリット３：情報共有の容易さ

デジタル化された書類はインターネットを通じてどこからでもアクセス可能です。電子化により、自治体内のスタッフや遠隔地の住人との間でリアルタイムに情報を共有でき、コミュニケーションの向上が期待できます。

解像度とスキャン品質

スキャンする際には、テキストや図表がハッキリと読み取れるように、適切な解像度で行う必要があります。
特に、細かい文字や複雑な図面が含まれる書類では、品質の高いスキャンが重要です。
適切な解像度を選択すると共に、OCR処理を施し検索しやすくしたり、画像の色味を補修し見やすい図面に加工することができますが、これを行うには専門知識が必要です。

ファイル形式の統一

入札書類を電子化する際は、受け取る側のシステムと互換性のあるファイル形式で保存することが重要です。
例えば、PDF形式はほとんどのデバイスで開けるため、広く利用されており、ファイル形式を統一することで、文書の見た目を一定に保ち、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

情報の正確性

書類をスキャンする際には、全ての文字や図表がはっきりと読めるように注意が必要です。
特に、手書きの注記や細かい数字がある場合は、解像度を高めてスキャンすることが効果的です。
誤った情報が提出されると、入札の結果に大きな影響を及ぼす可能性があります。

OCR機能の活用

スキャンした文書にOCR（光学文字認識）機能を使うと、文書内のテキストが検索可能になります。
OCRにより、必要な情報をすぐに見つけ出すことができるようになるので、非常に便利です。

バックアップの取得とセキュリティの確保

データの損失を防ぐためには、入札書類のバックアップを定期的に取ることが必須です。
特にクラウドサービスを利用することで、異なる場所に複数のコピーを保持でき、より安全にデータを管理できます。