ビジネス書類の電子化メリットを徹底解説！
スキャン代行業者でできること＆メリットをご紹介

ビジネス書類のスキャンを検討している企業も多いのではないでしょうか？
現在、多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する一環として、社内で管理している様々な文書を電子化しようとしています。ビジネス書類の電子化をすることで、データを効率的に活用できるようになり、DXの推進に大いに役立つでしょう。
しかし、企業が保有するビジネス書類は膨大であり、すべての文書を自社でスキャンするのは困難です。さらに、機密性の高い文書も多く、その取り扱いに頭を悩ませる企業も少なくありません。そこで、多くの企業がビジネス書類のスキャン代行サービスを活用しています。

本記事では、ビジネス書類のスキャン代行サービスとは何か、その内容やメリットについて詳しく解説します。
社内のビジネス文書の電子化をご検討の方は、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネス書類のスキャン代行とは？

スキャン代行サービスとは、企業が保有する紙の書類をデジタルデータに変換するために、専門業者がスキャニング作業を代行するサービスです。
このサービスを利用することで、膨大な紙書類を迅速かつ効率的に電子化できます。業者は高性能なスキャナーを使用し、必要に応じてOCR（光学文字認識）処理を施し、検索可能なデータに変換します。
これにより、書類の検索性が向上し、業務効率が飛躍的に改善されます。また、セキュリティ対策も徹底しているため、機密性の高い文書も安心して任せることができます。コスト削減や物理的な保管スペースの節約・災害対策としてのデータ保護にも効果的です。
スキャン代行サービスは、企業のDX推進を強力にサポートする重要な手段となるため、多くの企業で活用されている注目のサービスです。

スキャン代行サービスでできる7つのこと

多くの企業がスキャン代行業者を活用し、社内にある大量の書類を電子化しています。
なぜ業者に依頼するのでしょうか？
ここからはスキャン代行業者ができること７つについてご紹介していきたいと思います。

できること1. 高速スキャン

大量の書類を短時間でスキャンすることで、業務効率が大幅に向上します。弊社では、専用の高速スキャナーを使用し、短時間で大量の文書をデジタル化します。
これが可能になるのは、業務用の高性能スキャナーと自動原稿送り装置（ADF）を完備しているためです。さらに、経験豊富なスタッフが効率的な作業プロセスを確立しているため、大量の書類を迅速かつ正確に処理することができます。

できること2. OCR（光学文字認識）処理

書類をテキスト化し、検索性を向上させます。これが可能になるのは、業務用の高度なOCRソフトウェアを使用しているためです。
さらに、専門スタッフが適切な設定と調整を行い、複雑なレイアウトやフォントにも対応します。これにより、スキャンしたデータのテキスト化と高い検索性を実現し、業務効率を飛躍的に向上させます。

できること3. 多様な書類形式への対応

弊社では、A4サイズ以外の特殊サイズや厚紙にも対応しており、さまざまな書類に対応できる専用スキャナーを複数揃えています。さらに、大判スキャナーを使用することで、図面やポスターなどの大判書類も高精度でスキャンできます。
経験豊富なスタッフがそれぞれの書類に最適な設定を行うことで多様なニーズに対応し、質の高いデジタルデータを提供します。

できること4. 高品質なスキャン画像

画像解像度でスキャンし、画像補正やカラー補正も行います。これが可能なのは、業務用の高解像度スキャナーと先進的な画像処理ソフトウェアを導入しているためです。
さらに、専門のスタッフが各書類の特性に合わせて最適な設定を施し、スキャン後に色調や明るさの補正を行います。これにより、クリアで正確なデジタル画像を提供し、紙の書類のディテールを忠実に再現します。

できること5. データのフォーマット変換

PDF・TIFF・JPEGなど、さまざまなフォーマットにデータを変換可能です。これが可能なのは、業務用の多機能スキャンソフトウェアを使用しているためです。
また、個別のフォーマット要求にも対応できるように、柔軟な設定が可能です。専門スタッフが最適なフォーマットを選定し、お客様のニーズに合わせたデジタルデータを提供します。

できること6. セキュアなデータ管理

データの暗号化や保護対策を徹底し、ISO認証などの厳格なセキュリティ基準を満たしています。これが可能なのは、最新のセキュリティ技術を導入し、専用のデータ管理システムを使用しているためです。
さらに、定期的なセキュリティ監査とスタッフへのセキュリティ教育を実施し、機密情報の取り扱いに万全を期しています。これにより、機密性の高い書類も安心してお任せいただけます。
また、電子データへのアクセス権限の管理やデータの暗号化を徹底し、セキュアなリモートアクセスを実現しています。これにより、業務の柔軟性と効率性が向上します。

できること7. アクセス管理の容易さ

文書を電子化するだけが目的ではありません。例えば、文書の検索性向上も重要な目的のひとつですよね。
スキャン代行サービスにフォルダーやファイル名の作成を委託することで、バインダー保管やデータ整理・ファイル名の付与も行えます。これにより、文書の検索性が大幅に向上するため、スキャン代行サービスを利用することは大きなメリットのひとつです。

スキャン代行サービスの4つのメリット

代行業者にスキャン業務を委託するメリットを４つのポイントに分けて解説していきますので、ぜひご覧ください。

メリット1. コスト削減

専門業者は豊富な経験と専門知識を持ち、高度なスキャン機器を導入しています。これにより、高速かつ高品質なスキャン作業が可能となり、自社でこれらの機器を導入する場合に比べて初期導入費用やランニングコストを抑えることができます。
また、スキャン業務を業者に委託することで社内のリソースを効果的に活用し、社員は本来の業務に集中することができます。これにより、総合的なコスト削減と業務効率の向上を実現可能となります。

メリット2. 作業負担の軽減

専門スタッフは高度なスキャン技術を持ち、最新の機器を使用しています。そのため、作業効率が向上し、社員の負担が軽減されます。
スキャン業務を専門家に任せることで、社員は本業に専念でき生産性が向上します。また、スキャン作業にかかる時間や労力を節約できるため、業務の効率性も高まるでしょう。

メリット3. 高品質・高精度なデータ

専門業者であれば、高度なスキャン技術と最新の機器を駆使し、高品質かつ高精度なスキャンを実現可能です。専門スタッフがデータを丁寧に修復・加工処理し、画像のクオリティを確保します。
また、最新のOCR技術を活用することで、テキストデータの正確な抽出を実現し、データの信頼性と検索性を向上させています。これにより、クライアントのニーズに適した電子化が可能になるのです。

メリット4. 安全・セキュアなデータ保管

専門業者であるからこそデータの安全性を最優先に考え、厳格なセキュリティ対策を実施しています。データの暗号化やアクセス制御などの対策を実施し、機密情報の漏洩や不正アクセスを防止しています。
また、ISO認証などのセキュリティ基準を満たしており、クライアントの信頼性を確保している業者が殆どです。データの安全性を確保するため、24時間体制で監視を行い、万が一のセキュリティインシデントにも迅速に対応できるように対策してあります。

スキャン代行サービスの選び方

これまでに、スキャン代行サービスでできることや、メリットなどをご説明してきました。
世の中には様々なスキャン代行業者がサービスを提供しているため、どの業者に依頼して良いかお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
ここからは業者を選ぶ際に確認したいポイント4点を簡単に纏めてみましたので、ぜひご参考になさってください。

選び方1. サービス内容と対応範囲

提供されるサービスの内容や対応可能な文書の種類、スキャン品質などを確認し、自社のニーズに適合するかを検討するようにしましょう。
業者によっては機器を所持していない、もしくは技術不足で対応できない場合もあります。

選び方2. 料金体系とコストパフォーマンス

料金体系や価格設定を比較し、サービスのコストパフォーマンスを評価します。追加料金や隠れた費用にも注意が必要です。

選び方3. 実績と評判

過去の実績や顧客の評判を調査し、信頼性や品質の高さを確認します。口コミやレビューを参考にすることも重要です。

選び方4. セキュリティ対策の有無

データのセキュリティ対策が適切に行われているかを確認し、機密情報や個人情報が安全に取り扱われることを確保しましょう。

まとめ

この記事では、ビジネス書類をスキャン代行業者に依頼する際の利点や重要性について解説しました。企業が保管を義務付けられる書類も多くあり、法令要件に適合させる必要があります。単にビジネス文書を電子化するだけでなく、検索性の向上や電子情報の管理や運用も重要です。これらの目標を達成するためには、スキャン代行業者を活用することが効果的です。

これから電子化をご検討の企業ご担当者さまは、実績豊富な弊社にぜひご相談ください！
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