大量の紙書類をペーパーレス化！書類をデータ化する3つの方法を解説

日々の業務を進める中で、書類がどんどん溜まっていき、紙書類のままでは管理が困難になることがあります。
”書類が多すぎて、目的の書類をすぐに見つけられない”
”ファイリングやラベリングが面倒で手間がかかる”
このような悩みを抱えていませんか？

書類をデータ化することで、これらの問題を解決することができます。
従来のまま紙書類で情報を管理していると、検索や整理に無駄な時間がかかったり、物理的な損傷で書類が見られなくなるリスクがあります。
そこで、本記事では以下の内容についてまとめました。

紙書類のスキャン&電子化をお勧めする理由

紙の書類をPDF化することにはどのような意義があるのでしょうか。
まず、コスト削減が挙げられます。オフィスの経費の中でも、印刷コストは特に高額です。印刷機の導入費用だけでなく、インクやトナーなどの消耗品費も無視できません。また、冊子作成時の委託費用も必要です。
郵送費や廃棄処分費もかかります。書類のバインディングや搬入・搬出にかかる時間的コスト、オフィスの一部を保管場所にするための空間的コストも発生します。しかし、書類をデータ化することで、これらのコストの大半を大幅に削減できます。
次に、日常業務の効率化が挙げられます。データ化された書類は検索が容易で、必要な書類をすぐに見つけることができます。クラウドサーバーで管理すれば、テレワーク中でも簡単に書類を確認でき、書類の受け渡しもメールで完結します。
また、紙の書類は経年劣化や紛失のリスクがありますが、データ化すれば定期的にバックアップを取ることで、データの破損を防ぐことができます。
さらに、現代の企業は環境問題への対応も求められています。紙の使用を減らすことで、SDGsの17の目標の中でも、「12.つくる責任 つかう責任」「13.気候変動に具体的な対策を」「15.陸の豊かさも守ろう」といった目標に貢献することができるでしょう。

紙書類のスキャン&電子化する３つの方法

社内に保管された大量の文書をスキャンする方法は、主に3つに分類されます。それぞれの方法には独自の特徴があるため、大量の文書をスキャンする必要がある企業は、各方法の特性を十分に考慮する必要があるでしょう。
自社に合った最適な方法を選ぶことが重要です。

方法1. 自社でスキャンする

自社もしくは個人で文書を電子化することは「自炊」と呼ばれます。この方法では、裁断機や専用のスキャナー機器を導入し、すべての作業を社内のリソースを使い行う方法です。
自社でスキャンを行うメリットの一つは、資料を社外に持ち出す必要がないため、搬出時に紛失するリスクを低減できることです。また、費用は初期導入費用のみで済むため、ランニングコストの負担も比較的軽くなります。
しかし、自社でスキャンを行う際の注意点もあります。
すべての作業を社員が担当するため、労力の負担が非常に大きくなります。また、スキャン代行業者には一級文書情報管理士などの資格を持つ専門スタッフがいるのに対し、自社の場合は経験の少ない社員が作業を行うことが多いため、スキャンミスが発生しやすくなります。これにより、時間の浪費が多くなり、効率的な文書電子化が難しくなる可能性があります。

方法2. セルフスキャンサービスを活用する

企業の中には、スキャン機能を備えた複合機やコピー機を持っていないケースもありますよね。また、複合機やコピー機を複数の部署で共有している場合、電子化作業のために独占するのは難しいでしょう。
そうした場合には、「キンコーズ（Kinko’s）」のようなセルフスキャンサービスを利用する方法もあります。
ですが、セルフスキャンサービスの最大のデメリットは、店頭まで書類を運ばなければならないことです。社内のOA機器を使用する場合と異なり、スキャンのためにわざわざ外出しなければならないのは手間がかかります。
社外に資料を持ち出すわけですが、「大量の」となると書類紛失のリスクが一気に高まります。
また、スキャン品質や保存形式が店舗に設置されている機器に依存する点も留意する必要があります。最先端の機材を備えた店舗もあれば、古い機器を使用している店舗もあります。加えて、図面などの大きな資料をスキャンしたい場合は対応できる店舗が限られるため、利用する店舗によって手間や時間が大きく異なることがあります。

方法3. スキャン代行業者など、外部に依頼する

書類をデータ化する手段の1つに、外部業者に委託する方法があります。特に、膨大な過去の書類をデータ化する場合に有効で、自社スタッフのリソースを割く必要がありません。
以下のような状況では、外部業者に委託する方が効率的ですので、一度チェックしてみましょう。

①大量の書類があり、スキャンに膨大な時間が必要
②用紙サイズや保管状態にバラツキがあり、綺麗にスキャンできない
③スキャン精度が低く、データを二次活用できない

このような課題を抱えている場合、代行業者に委託することをお勧めします。適切な業者に委託することで、工数を削減できるだけでなく、確認しやすく綺麗な状態でデータ化してくれます。
スキャンした文書の検索性向上を目指すためには、スキャン時にOCR処理を行うことが重要です。スキャン代行業者に依頼すれば、OCR機能を備えたスキャナーで文書を電子化してもらえるため、DX推進のサポートも受けられます。
多くの企業はスキャン代行業者を活用して、効率的・効果的に電子化を進めており、皆さまの課題も柔軟に解決してくれることでしょう。

紙書類のスキャン&電子化する際の注意点

後に、文書のスキャン&電子化を行う際の注意点をご紹介しますので、ぜひご参考になさってください。

注意点1. 優先順位をつける

大量の書類をスキャンしようとすると、時間や手間に加えてコストもかさみますよね。
先ほどお話ししたいずれの方法を選択するにしても、まずは書類の整理を行い、どの書類を電子化するか、優先してデータ化すべき書類を明確にすることが重要です。このひと手間をかけることで、作業効率が向上し、より使いやすいデータベースを構築することができます。

注意点2. 保管方法を決める

電子化したデータの保管方法を定めることで、データが見つけやすくなります。ファイルの形式・ファイル名・解像度・サイズなど、データの保管方法について、あらかじめルールを決めておくことが重要です。
ルール策定時には、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの規定を参考にすることがおすすめですよ。

電子帳簿保存法について解説している「電子帳簿保存法とスキャン代行サービスの活用」の記事もおすすめです。

まとめ

社内の文書をスキャン＆電子化する方法は、自社で行う方法や外部に委託する方法などがあります。それぞれにメリットとデメリットがありますので、方法ごとにできることとできないこと、手間や費用などを考慮し、自社にマッチした方法を選択することが重要です。
本記事でもお伝えしたように、おすすめはスキャン代行業者です。これにより、スムーズなデータの検索や閲覧が実現でき、業務効率や生産性の向上効果も期待できます。
ぜひ、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。