スキャンの実践ガイド 実際のスキャン例で学ぶ

スキャンとは？

スキャンの定義

スキャンは、紙の文書や写真などの物理的な情報をデジタル形式に変換する過程のことです。
この処理を施すことで、データの保存・共有・アクセスを簡単にします。
重要な契約書や領収書などをデジタルファイルとして保存し、場所を選ばずにアクセスや共有が可能になります。
簡単に言うと、あなたが大学で書いたレポートをデジタル化して、友人や教授と簡単に共有できるようになると言うことです。
卒業後もデジタルファイルとして電子メールで論文データを送信したり、クラウドにアップロードしてオンラインで公開したりすることができます。
書類を電子化することで効率的なデータ管理が実現する他、紙の文書の際に生じていた物理的な保管スペースに関する課題も解決することができます。

画像の種類と特徴

モノクロ

灰色の濃淡を用いて情報を表現することです。文書・線画のスキャンに適しており、ファイルサイズを抑えることができるのがメリットです。

モノクロが適している例

法的文書

契約書や証明書などの法的文書は、色の情報が重要よりもテキストの明瞭性が求められます。モノクロでスキャンすることで色味の情報が限定されることで視覚的に文書がより読みやすくなり、ファイルサイズも小さくすることが可能になります。

歴史的書類や手紙

歴史的な価値を持つ書類・古い手紙などの文章の解析行いたい場合は、モノクロスキャンが適しています。色彩よりも文字の可読性を保持することが重要で、保存時のデータ容量を減らすことができます。歴史的文献などは、原本が分厚いものなども多いため、データ容量をできる限り抑えることが必要になることが多いです。

レシートや領収書

財務記録・経費精算のために保存するレシートや領収書は、テキスト情報がとても重要です。モノクロスキャンを使用するとテキスト情報が際立ち、スキャン後の検索や処理が容易になります。

図書館の資料

研究やレポート作成のために図書館で参照した書籍や論文の特定ページをスキャンする際にも、モノクロでのスキャンが役立ちます。テキストの可読性が高まり、色彩によるデータサイズの増加を避けることができます。

古文書

歴史学・古文書・古典文学の作品を研究する際、その文書を電子保存することがあります。この場合もモノクロでスキャンすることです。劣化して読み取り辛くなっていたテキストがより鮮明に表現され、研究に役立つ詳細な情報をよりクリアに保持・検索できるようになるでしょう。

白黒二値

全てのピクセル（画素）が黒か白のみで表されるため、シンプルで読み取りやすいです。つまり、モノクロに比べてグレーの濃淡がないため、より明瞭に明確に表示することができます。ただ、ニュアンスを表現することは適していません。

白黒二値が適している例

図面や設計図

建築やエンジニアリングの分野で使われる図面・設計図は、線の明瞭さが非常に重要です。白黒二値画像でスキャンすることで、細かな線がはっきりと再現され、詳細な部分まで鮮明に保持できます。　細部の精密さを損なうことなくクリアな情報を表現できると共に、デジタルデータであれば、細部を拡大して閲覧したり、修正や情報の２次活用も手軽に行うことが可能です。

フォームやアンケート

マークシートタイプのアンケートは、読み取りやすさを重視して白黒二値画像でスキャンすると良いです。白黒二値では、マークされた箇所と未マークの箇所のコントラストがはっきりし、データ処理がスムーズに行えます。

手書きのノート

特にペンで書かれた手書きノートは、色情報が不要な場合が多く、白黒二値画像でのスキャンに適しています。白黒二値でスキャンすると、テキストが際立ち、背景のノイズが少なくなります。

新聞の切り抜き

新聞記事の切り抜きを保存する際にも、白黒二値画像は適しています。新聞は元々コントラストが高いため、二値化することで文字が更にはっきりし、情報の保存や共有が効率的に行えます。

カラー

様々な色情報を含むため、最も詳細なビジュアル情報を表現でき、広告物や美術作品のスキャンに適しています。

カラーが適している例

プレゼンテーション資料のスキャン

プレゼンテーション資料では、図・グラフ・写真などの視覚的要素が重要です。テキストと同時に図やグラフでも情報を伝える必要がある際は、カラーを選択しましょう。

写真集

写真集は、写真の精密な描写と色彩の豊かさを完全に表現する必要があります。フルカラースキャンを使用することで、各写真の色調・コントラスト・明るさが忠実に表現され、視覚的なメッセージが保持されます。写真集の芸術的価値や感動を損なうことなくデジタル化するにはカラーの選択が必須です。

カタログ

商品カタログでは、商品の魅力を正確に伝えるために色の再現性が非常に重要です。フルカラースキャンを活用することにより、製品の色や質感が正確に表現され、消費者が実際の商品の外観を正確に理解できるようになります。フルカラーにより購買意欲を促進し、顧客満足度を高めることができるでしょう。

卒業アルバム

卒業アルバムには、学生生活の貴重な思い出が詰まっており、色彩がその記憶を豊かに蘇らせます。フルカラースキャンを使用することでアルバムの写真はよりリアルに再現され、卒業生や家族にとって価値ある記録となります。最近某テレビ番組でも歴史的資料を色で再現する場面をよく目にしますが、やはりカラーで表現することで、より現実味を帯びた記録データにすることが可能となります。

教科書の図解

教科書の図解やイラストは、学習内容を理解しやすくするために色を活用しています。フルカラースキャンを利用すれば、これらの図解が正確な色でスキャンされ、教科書の教育的価値を損なわずにデジタル化できます。教材の役目を損なわずにデジタル化するためには、色により情報の区別を明確にし、視覚的な学習を支援することは非常に重要です。

解像度の基本

解像度とは何か？

解像度とは、スキャンされた画像やディスプレイ上での画像の詳細度を表す指標です。
dpi（dot per inch(ドットパーインチの略称)で示され、1インチあたりのドット数(点の数)を意味します。つまり解像度を表す単位＝dpiです。
解像度(dpi)が高いほど、画像はより鮮明で細部がクリアに表示されます。
例えば、300dpiと600dpiの解像度では「1インチ内に300のドットが存在する or 600のドットが存在する」と言う違いがあます。この場合は600dpiの方が、データをより詳細で滑らかに表現することが可能です。
ポスターを印刷する際、600dpiの高解像度を選ぶと、細かいディテールまで鮮明に仕上がり、作品の質感や深みが際立ちます。
解像度は資料の見た目の品質を大きく左右するため、使用目的に合わせて適切な解像度を選ぶことが重要です。

150dpi、300dpi、600dpiの違い

150dpi

比較的低解像度であり、日常的な文書スキャンに適しています。この解像度では、テキスト文書や簡単なグラフィックがはっきりと表示されるため、内部資料や学内のプリントアウトなど、高い画質を要求されない用途に最適です。
例えば、授業ノートやレポートのスキャンに150dpiを使用すれば、ファイルサイズを抑えつつ十分な読みやすさを保つことができます。
この解像度の主な利点は、ファイルサイズが小さくなるため、保存や共有が簡単になることです。

300dpi

プロフェッショナルな文書スキャンや公式書類の作成に最適な解像度です。
履歴書・公式の申請書・ポートフォリオのような、外部に提出する重要な文書には300dpiが推奨されます。
この解像度では、テキストが非常にクリアになり、細かなグラフィックも綺麗に表示されます。
たとえば、就職活動で提出する履歴書をスキャンする場合、300dpiでスキャンすることでプロフェッショナルな品質を保つことができ、印象を良くする効果が期待できます。
300dpiは、画質とファイルサイズのバランスが取れているため、多くのビジネス文書や学術資料にとって最適な選択です。

600dpi

細部のディテールが重要なアートワークや高品質の写真、または設計図などの専門的なドキュメントに適した解像度です。
画像の微細な部分まで鮮明に捉えることが可能となり、データの精密なプリントが求められる場面での使用に最適です。
例えば、製造業・建設業の設計図や機械図面などを詳細にスキャンする場合には、600dpiが推奨されます。
600dpiの場合、非常に高い画質を誇りますが、その反面ファイルサイズが大きくなるため、保存や共有には適切な管理が必要です。またスキャンコストも高くなる傾向にありますので、使用目的を明確にし解像度を選択する必要があります。

弊社は300dpiを基準としています

解像度を選ぶ際には、使用目的を明確にすることが重要です。
150dpiは日常的な文書用、300dpiはビジネス書類に使用に適し、600dpiは高品質が求められる写真集やカタログ、図面に最適です。
解像度が高くなるにつれて画像のクオリティは向上しますが、ファイルサイズも大きくなるため、その点を考慮する必要があります。
弊社では300dpiを基準としております。他社に依頼したスキャン結果に比べ「金額は同じでも非常にクリアで見やすい！」とのお声を沢山いただいております。その理由は価格を抑えても品質は下げることがないからです。高品質なスキャンデータを可能な限り低価格でご提供し、ご依頼主の期待に応えていきたいと思っております。

OCR技術の解説

OCRとは？

OCR（Optical Character Recognition）技術、つまり光学文字認識は、まるで魔法のようなテクノロジーです。
まず初めに、紙に印刷された文字や手書きの文章をスキャンします。その際にOCR処理を施すことで、Wordの文書のように編集できるテキストに変換します。
このプロセスを使えば、電子化した文章を活用しやすくなり、情報の検索性など活用のスピードや幅が飛躍的に向上します。

OCRのメリット

OCRの最大の利点は、画像を単なるデータではなく検索可能で編集可能なテキストデータに変換する能力にあります。
通常のスキャンでは、文書は画像ファイルとして保存されます。
この状態では見た目はデジタル化されているものの、中のテキストをコピーや検索はできません。つまり、内容をテキストとして扱うことができないため、情報の検索や編集などの再利用が困難です。
一方でOCRを使用すると、画像から文字を識別し、その文字をテキスト形式で保存します。
これにより、文書内の任意の単語やフレーズを簡単に検索できるようになります。
たとえば、大量の文書をデジタル化してOCR処理を施すことで、特定のキーワードを含む文書を瞬時に見つけ出すことが可能です。

OCR（Optical Character Recognition）技術とは？

OCR（Optical Character Recognition）技術は、紙の文書や画像からテキストを読み取り、デジタル形式に変換する革命的なツールです。OCR処理を施すことで、より使いやすいデジタルデータを作成することが可能になります。しかし、全てのOCR技術が同じという訳ではありません。ここからは、「通常のOCR技術と弊社の特殊OCR加工技術の違い」「特殊OCRの技術的特徴」をご紹介し、それがどのような用途に適しているかについて説明します。

弊社の特殊OCR加工

通常OCRと特殊OCR加工の比較

これまでご紹介してきたように、通常のOCR技術はスキャンされた文書から文字を識別し、それをテキストファイルに変換する基本的な機能を持っています。
これによりテキストが検索可能になり、電子的に編集が可能となります。
しかし、標準的なOCRはしばしば誤認識を起こしやすく、装飾的なフォントや複雑なレイアウトを含む文書の処理には限界があります。
また、スキャンする紙の厚みにも影響があり、辞書のような薄い紙ではOCR加工はできません。
弊社の特殊OCR加工技術は、これらの課題に対処するために高度なアルゴリズムと画像処理技術を使用しています。
この技術は、通常のOCRよりもはるかに高い精度でテキストを識別し、特に難解な文書の変換に優れています。

特殊OCR加工の技術的特徴

弊社の特殊OCR加工は、以下のような技術的特徴があります。

文脈解析技術

単に文字を識別するだけでなく、文脈を考慮して誤認識を減少させます。これにより文書全体の意味を理解し、より正確なテキスト変換を実現します。

多言語対応

複数の言語に対応する能力を持っているため、国際的な文書や多言語が混在する文書でも効率的に処理することが可能です。

特殊OCR加工が向いている用途

論文

大学の教授は新しい研究論文を書く際に、何十年も前の重要な資料や古い研究論文を参考にします。
これらの文献は物理的には紙の形でしか存在せず、本棚に何千ページも積まれている状態です。
研究者たちが執筆する論文は時間がかかる作業で、一つ一つの資料を手で探し出し、必要な情報を見つけ出すのは非常に労力を要します。
そこで、特殊OCR加工を用いることで、変換後のテキストは99％の高確率で検索可能にします。
具体的には必要なキーワードやトピックを入力するだけで、関連する資料や特定の情報を瞬時に見つけることが可能となります。
つまり、特殊OCR加工を活用することで、論文執筆の効率が大幅に向上します。
時間をかけて資料を探す手間がなくなり、研究内容の深掘りにより多くの時間を割くことができるのです。

専門書籍

専門書籍は、しばしば薄くて透けるような紙質で印刷されており、この種の紙はインクのにじみや透けが生じやすいため、通常のOCR技術ではテキストを正確に認識することが困難です。
特に、長年にわたって利用されてきた古い専門書の場合、ページが黄ばんでいたり、シミがついていたりすることも多く、これがさらにOCR処理を複雑にします。
このような条件では、文字が正しく読み取られず、デジタル化されたテキストに多くの誤認識や欠落が生じます。
特殊OCR加工技術は、薄い紙や劣化した紙のテキストも高い精度で読み取り、デジタルデータに変換することができます。

契約書

仕事を通して契約書を探し、確認することがしばしばあります。
だた、契約書を確認するときに限って、急いでいることが多く、膨大な契約書を探し出し、知りたい項目を見つけることは簡単でがありません。
しかし、特殊OCRを利用すると、これらの契約書を一度スキャンしてデジタル形式に変換することで、全文が検索可能なデータベースとなります。
これにより、必要な情報や特定の条項を含む文書を、キーワード検索を通じて瞬時に見つけ出すことができます。
たとえば、「損害賠償」や「解約条件」、「期限の利益喪失」といったキーワードを検索すれば、関連する契約書から該当する部分へ直接アクセスすることが可能になります。
特殊OCRを使用すれば、契約書の全文をデジタル化し、どんな時でも携帯電話やパソコンで簡単に内容を確認することができ文書の正確な管理が可能です。

新聞

歴史的な出来事を追う際、新聞から当時の様子をしることができます。
ただ、デジタル形式で勉強する場合、古い新聞の小さくて読みにくい文字が大きな邪魔となります。
なぜなら、通常のOCR技術では、これらの古い新聞の細かい文字や劣化した印刷を正確に読み取ることが難しいため、重要な情報を見逃してしまうことがあります。
ここで特殊OCR技術が役立ちます。この先進的なOCR技術を用いれば、小さな文字やページが黄ばんでいたりするような古い新聞であっても、文字を高精度でデジタルテキストに変換することが可能です。
よって、新聞の全文が検索可能な形式で電子保存され、特殊OCRの効果により特定のキーワードや日付を入力するだけで関連する記事を瞬時に見つけ出すことができます。

雑誌

雑誌の記事をデジタル化しアクセスしやすくすることで、料理やガーデニングなどの趣味に関する最新情報や技術を追う場合にも特殊OCR技術が非常に役立ちます。
例えば、料理愛好家が最新のレシピや調理技術を学びたい場合、料理雑誌の山から必要な情報を探すのは時間がかかります。
しかし、特殊OCRを用いてこれらの雑誌をスキャンすれば、瞬時に特定の食材や料理法に関する記事を検索してアクセスできるようになります。
たとえば、「ベジタリアンレシピ」や「低温調理」といったキーワードを入力するだけで、関連するレシピや調理法が記載された記事を即座に見つけることができます。
特殊OCR加工により、画像やグラフなどの表があったとしても、検索機能は十分に効果を発揮します。

このように特殊OCR加工技術は学術・ビジネス・日常生活に至るまで、さまざまな文書の扱いを効率化し、情報へのアクセスを飛躍的に向上させる強力な機能です。