事業の未来を守るBCPの重要性とスキャン代行

ビジネス継続計画（Business Continuity Plan、BCP）は、企業や組織が災害や緊急事態に備えて事業を継続させるための重要な戦略です。
例えば、地震や洪水、パンデミックなど、予期せぬ出来事が起きた時にも業務を維持し、被害を最小限に抑えるための計画です。
今回の記事では、世界的に増加している自然災害などから企業を守り、危機的状況においても企業活動を円滑に継続するためのBCPに焦点を充て、実際の計画〜運用に至るまでの具体例を交えてご紹介していきたいと思います。

BCPの基礎

BCPって何？

それは、地震や台風のような災害、または大規模なコンピュータのトラブルが起こったときに、会社がどのように対応し、どれくらい早く普段の業務に戻れるかを決める計画のことです。
この計画がなぜ重要なのかというと、何か大変なことが起きた時に早急に対応できるようにするためです。
別の言い方では事業継続計画とも呼ばれ、この計画が存在することで災害やトラブルが発生した際にも事業活動を迅速に回復し、通常業務に戻るための手順や優先順位が明確になります。
BCPの主要な要素には、「どんなリスクがあるかを知ること」「大切な業務を見極めること」そして「それらをどう守るかの戦略を立てること」が含まれます。
これにより、企業は損失を最小限に抑え顧客へのサービス中断を短縮し、企業の信頼性とブランドイメージを保護することができます。

なぜBCPが重要なのか？

1. 災害やトラブルからの早期回復

想像してみてください。大きな地震が起きて、多くの店舗や会社の建物が壊れてしまった時、あるいは、コンピューターシステムが大規模なウイルスに感染してしまった時、私たちはどうすれば良いでしょうか？
BCPがあれば、こうした緊急時に会社がどのように対応すべきか、どの業務を最優先で復旧させるべきか、事前に行動計画が決まっています。
これにより、会社は混乱することなく計画的に問題を解決し、普段の業務に早く戻ることができます。

2. 経済的損失の軽減

会社が災害で業務を停止してしまうと、お金を稼げなくなる可能性があります。
例えば、お店が長い間閉まっていると、売り上げがなくなりますよね。
しかし、BCPがあれば、業務を停止する時間を短くすることができ、その結果、経済的な損失を少なくすることができます。

3. 信頼性と安心感の提供

もし会社が災害や問題に強いとわかっていれば、顧客や取引先はその会社を信頼しやすくなります。
つまり、何か問題が起きてもすぐに対応できる準備ができている会社は、人々に安心感を与えることができ、長期的な関係を維持する助けにもなります。

4. 従業員の安全と保護

BCPには、災害発生時に従業員をどう守るかという計画も含まれます。
例えば、地震が起きたときに、従業員が安全な場所へ避難できるような指示が含まれていることがあります。
従業員が安全であることを確保することは、人としての責任だけでなく、会社としても重要な責任です。

このように、BCPは会社だけでなく、そこで働く人々、さらには顧客にとっても非常に重要なもので、何か大きな問題が起きたときに、スムーズに対応できるように、事前にしっかりと計画を立てておくことが重要なのです。

BCPの主要要素

BCP（事業継続計画）は、もしもの時に会社がどう行動すべきかを決めておく重要な計画です。
ここではBCPの大切な３つのステップを簡単に説明します。

1. リスク評価

「リスク評価」とは、会社にどんな危険があるかを考え、その影響を調べることです。
たとえば、地震や洪水などの自然災害、コンピュータの故障やウイルスの感染など、さまざまな問題が考えられます。
会社や従業員にとってのリスクを知ることで、何に一番注意すべきかがわかります。

2. 重要業務の特定

次に、「重要業務の特定」というステップがあります。
これは、会社の中でどの仕事が最も重要かを決め、その仕事が中断された時にどれだけ早く再開できるかを計画します。
例えば、お客様への商品の配送や重要なデータの管理など、停止すると大きな問題になる業務を特定します。

3. 保護戦略の策定

最後に、「保護戦略の策定」です。これは、どのようにしてリスクから会社を守り、問題が起きたときにすぐに元の状態に戻せるかを計画するステップです。
例えば、データのバックアップ、緊急時の連絡網の整備、従業員の安全対策などが含まれます。

事業継続計画は、単に「もしも」のために準備する計画ではなく、実際に危機が起きた時に企業が生き残るために不可欠です。
適切に計画され、定期的に見直しとテストが行われることで、企業はさまざまな困難から効果的に復旧することができます。

BCPの視点から考える、スキャンの役割と重要性

スキャンとは何か？

スキャンとは、紙に書かれている文字や描かれている絵を、コンピュータ上で使える形に変えることを言います。
例えば、学校のプリントや手書きのノートをスキャン（デジタル化）することで、紙の文書がデジタルデータになり、パソコンやスマートフォンで開いて見たり、パソコン上で紙に書いた情報や画像を編集したりすることができるようになります。

スキャンの方法としては、紙の上の文字や絵をコンピュータが読み取るために、スキャナーという機械を使います。
スキャナーは光を使って紙の情報をデジタルの信号に変換し、その情報がコンピュータに送られてデータとして保存され、 いつでもそのデータを開いて確認したり、他の人と共有したりすることが可能になります。
このようにスキャン（デジタル化）することで、紙の文書をもっと便利に効率的に使うことができるようになります。

スキャンがBCPにおいてどう役立つか

想像してみてください。 もし大きな地震や洪水が起きて、会社や学校の大事な書類が全部水にぬれたり、建物が壊れたりしてしまったらどうしますか？
そんなとき、スキャンしておいたデジタルデータがあれば、大切な情報は無事保護されているから、すぐにでも業務を再開できますよね。
つまり、BCP（事業継続計画）においてスキャンは、情報を安全に保管し、いつでもアクセスできるようにするためにとても重要な役割を果たすのです。

スキャンはただの作業のように思えるかもしれないですが、実は非常に大切な役割を持っています。
特に、何か大きなトラブルが起きた際には、どれだけ役立つか分かりません。
だからこそ、大事な書類や大量の文書は早めにスキャンし、安全に保管しておくことをおすすめします。

BCP対策の計画と実施

BCPにおけるスキャンの重要性をお伝えしたところで、ここからは実際の計画と運用実施についてご紹介していきたいと思います。

BCP計画のステップ

事業継続計画、略してBCP。もしもの大きなトラブルや災害が起きたときに、学校や会社がどう動くかをあらかじめ決めておく計画のことです。
計画を立てるステップは、まず、どんな問題が起こり得るかを考えることから始めます。

どんな問題が起きるか見極める

次に、どんな問題が起こる可能性があるかをしっかりと見極めます。
たとえば、会社の所在地の地域が洪水に弱い場所なら、洪水がどれくらいの影響をもたらすかを考えてみることが大切。
このステップでは、「過去にどんな災害があったか」「他の場所でどんなトラブルが発生しているか」などの過去の事例も参考になります。
過去の事実に基づいた情報を基に、最も可能性の高い問題を予測し、それにどう対応するかを計画します。

災害に負けない計画を立てる

最後に、実際に災害に負けない計画を具体的に立てます。
必要な資源の確保や重要な情報の電子化・緊急時に使う連絡手段の整備・従業員が避難する方法の設定などが含まれます。
また、この計画を定期的に試し、本当に機能するかどうかをチェックすることも忘れてはいけません。
重要な資料の電子化割合をチェックしたり、避難訓練を行ったり、非常時の連絡網がしっかりと機能するかテストをするのです。
これにより計画に問題がないか、また改善すべき点はないかを見つけ出すことができます。
計画〜試験運用を繰り返し行い改善していくことで、BCPは災害やトラブルから私たちの働く環境を守る強固な盾となるのです。
だからこそ、しっかりとした計画が必要です。皆様にとっても、有事の際にどんな問題が起きうるのかを振り返り、これから準備していくと良いでしょう。

有事から貴重なデータを守る技術

最新のスキャン技術って何？

最新のスキャン技術とは、大量の紙の文書をとても速く、そして正確にデジタルデータに変えることができる技術のことです。
この技術を使えば、図書館の多くの本や会社にある沢山の重要文書なども、あっという間にコンピュータに保存できるようになります。
これによって、情報をすぐに見つけることができるし、保管場所も取らずに済むようになります。

スキャン代行業者を選ぶ理由とポイント

スキャン代行業者とは、私たちの代わりに文書をデジタル化してくれる会社のことです。
業者にスキャンを委託する理由は、自分たちで作業するのには時間がかかったり、特別な機械が必要だったりするからです。また、特殊な機器を使用しますので専門知識や技術も必要になります。
より良いスキャン代行業者を選ぶポイントとしては、「希望の納期にどれだけ合わせて作業をしてくれるか」「スキャン品質（精度）は高いか」「柔軟な対応をしてくれるか」などがあります。「コスト」も重要な選択基準の一つですね。

データをどう守り、管理するか

データを守るためには、スキャンした後のデータを安全な場所に保存することが大切です。
これは、コンピュータのハードドライブだけでなく、クラウドサービスなどのインターネット上の保存スペースを利用することも含まれます。
また、データのバックアップを定期的に取ることも重要です。コンピュータが壊れたりデータが消失しても、大切な情報を失うことがないようにするためです。

事例

成功したBCPとスキャンの事例

2011年に起きた東日本大震災は、多くの企業に深刻なダメージを与えましたが、中にはうまく対応できた会社もあります。
例えば、ある企業では、震災発生前にデータセンターを安全な場所へ移動させていたため、地震と津波の影響をほとんど受けることなく、大切なデータを守り業務を継続することができました。
スキャン技術を使って重要な文書をデジタル化し、オンラインでアクセスできるようにしていたので、社員はどこにいても必要な情報にすぐにアクセスでき、仕事を続けることが可能でした。
もちろん災害時にはインフラ等の問題はあります。しかし事前準備を的確に行なっていたお陰でインフラ等の復旧後は災害による影響を最小限に留めることができ、企業活動をいち早く再開するに至ったとのことでした。

失敗したBCPの教訓

一方で、BCPが不十分だった企業もあります。たとえば、ある会社は災害用のバックアップを準備していなかったため、重要なデータを失い業務が長期間停止してしまいました。
これにより顧客の信頼を失い、経済的な損失も大きかったです。この事例から学べる教訓は、事前の準備がいかに重要かということです。
予想外の事態に備えておくことで、問題が起きたときにも迅速に対応できるようになるでしょう。

業界別BCP戦略とスキャンの適用

製造業

製造業では、機械の故障や供給網の中断が大きなリスクです。
例えば自動車製造業界では、主要部品の在庫を確保し複数のサプライヤーを持つことで、一部の供給が止まっても生産を続けることができます。
また、製造プロセスや設計図などの重要な文書をデジタル化・クラウドサービスに保存することで、どこからでもアクセス可能にし、災害時でも情報を失うリスクを減らしています。

医療機関

医療機関では、患者情報の安全と医療サービスの連続性が非常に重要です。多くの病院では、患者のカルテをデジタル化し、外部のデータセンターにもバックアップを取ることでデータの安全を保ちます。
これにより、自然災害が発生しても他の場所から患者情報にアクセスでき、治療の継続が可能になります。
自然災害は勿論ですが、近年はランサムウェアによるサイバー攻撃等などからも情報を守っていくリテラシーも必要です。デジタル化の後のデータ管理も併せて確認していきましょう。

卸売業

卸売業では、商品情報や在庫データの管理が中心です。デジタル化とクラウドバックアップを活用して、情報の途切れを防ぎます。
例えば、商品がどの倉庫にどれだけあるかをリアルタイムで確認できるようにすることで、災害時でも商品の供給をスムーズに行え、顧客サービスを維持できます。

建設業

建設業では、現場の安全とプロジェクトの継続が最も重要な課題です。
プロジェクトの図面や契約書などの文書をデジタル化・オンラインで共有可能にすることで、現場作業員や協力業者との情報共有をスムーズに行い、プロジェクトを円滑に進行させます。
災害時には、迅速に影響を受けたプロジェクトの情報を確認できるようになることで、対応策を立てやすくなります。

これらの事例からわかるように、業界ごとに異なるリスクに対応するBCP戦略があり、文書やデータのスキャンとデジタル化はその核となる部分です。
スキャンにより過去の重要な情報が電子的に保管されることで、いつでもどこからでも情報へのアクセスが可能になります。どのような状況においても、事業継続や早期回復、また、困難な状況に置かれた際には有効な解決策を生み出すキッカケを授けてくれるでしょう。

まとめ

将来、BCP（事業継続計画）は、「準備するだけの計画」ではなくなります。
なぜなら、AI（人工知能）やロボティクス（ロボット技術）のような最先端技術が使われるようになるからです。これらの技術を使うことで、有事が起きた時の対応がとても速く的確になることでしょう。
つまり、大雨や地震などの予測が難しい災害が起きても、過去の事例を学習することで、今よりももっと適切な対応が可能になると予想されています。
BCPは組織を守るだけではなく、そこで働く人々や、私たちが暮らす社会全体の安全を守るためにとても重要です。
技術が進むにつれてBCPも改善され、私たちの生活をもっと安全で安心できるものにしてくれるはずです。
BCPは私たちがより良い未来を迎えるために必要不可欠な計画であり、今後もその準備には最新の技術が役立っていくことでしょう。