建設業のDXとは？業界の課題やDXへの取り組みについてご紹介

近年、あらゆる業界でペーパーレス化、書類DXが促進されています。
書類を電子化し、紙の使用を減らす取り組みは、建設業界にも波及しています。
この記事では、建設業でのペーパーレス化に焦点を当て、その必要性や成功事例、ペーパーレス化の方法について解説します。
建設業界におけるペーパーレス化の具体的な効果や、これからの展望についても考察します。
建設業界に携わる皆さんにとって、ペーパーレス化の意義と実現方法を理解し、より効率的で持続可能な業務環境を構築するための手助けとなることを願っています。
ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化とは？

「ペーパーレス（paperless）」とは、従来の紙による文書や書類の使用を最小限にし、デジタル技術を活用して電子的な形式で文書を作成・保存・共有する取り組みや状態を指します。
具体的には、紙の文書をスキャンしてデジタル化し、電子メールやクラウドストレージを通じて共有・保存・管理することです。

ペーパーレス化の目的は、環境への負荷軽減・業務効率化・情報の安全性向上などが挙げられます。
従来の紙の文書は保管や管理が煩雑であり、検索や共有にも手間がかかります。
電子的な文書は、情報の検索やアクセスが容易になります。
また、紙の文書は紛失や破損のリスクがありますが、電子的な文書は定期的に簡単にバックアップを取ることで安全性を確保できます。
企業や組織、個人がペーパーレス化を推進することで、業務プロセスの効率化やコスト削減・環境負荷の軽減など、多くの利点を享受することができます。

建設業の現状とペーパーレス導入の背景

これまで建設業界では、その他の業界と比べてペーパーレス化の導入が遅れていました。
その理由として、書類に依存した業務が多く、業界特有の「ピラミッド構造」が挙げられます。
新型コロナウィルスにおけるテレワーク導入などの影響からペーパーレス化が浸透しつつありますが、どのような背景があったのでしょうか。

建設業のピラミッド構造

建設業界における工事発注の仕組みは、元請けから一次、二次受けと続く「ピラミット構造」と呼ばれています。
それぞれの業者間で見積もりや契約・請求などのステップが必要なため、建設業界では書類によるやりとりが多く発生しています。
また、契約・検査のために資料や膨大な図面が必要となります。
他の業界ではペーパーレス化やデジタル化が広がっているなかで、建設業界の働き方改革のためにも、脱・紙文化は喫緊の課題です。

膨大な紙資料

建設業界では、帳票だけでなく設計図・工程表などの紙資料が多く存在し、同時に複数の現場を担当する場合は、その工事の数だけ工程表などの資料を持ち運ぶ必要があります。
このため、現場間の移動費に加えて書類の管理や整理も非常に負担となります。
紙ベースの書類は経年劣化を伴います。
また、建設業界の書類は、大型図面や分厚い製本資料も多いため、保管スペースの確保が大きな課題となっています。

国によるペーパーレス化推奨

現在、さまざまな職種においてペーパーレス化が推奨されています。
これまで、さまざま法改訂が行われてきましたが、2020年10月には、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認める電子帳簿法が改正されました。
業務の生産性向上などを目的に、電子帳簿の保存をしやすくするために電子帳簿保存法は改正され、職種問わずペーパーレス化の流れが進んでいると考えられます。

テレワークの普及

働き方改革やコロナ禍によるテレワークの普及も、ペーパーレス化の必要性を加速させています。
これまで紙で扱っていた書類をデータ化することにより、オフィスへ出向かなくても資料や書類のスムーズな共有が可能になりました。
人材不足の建設業界にとって、働く環境の整備は、雇用促進の点で大きな効果を発揮します。

働き方の選択肢が広がる昨今において、ペーパーレス化の需要は高まり続けています。

ペーパレス化のメリット

これまでにご紹介したように、ペーパーレス化は国も推奨していると言えます。
それは建設業においても変わりません。
これまで紙の資料に依存してきた建設業ですが、だからこそペーパーレス化を進めることによって得られるメリットは多くあります。
以下に、建設業におけるペーパーレス化の３つのメリットを解説します。

1：従業員の負担軽減

ペーパーレス化の最大の利点は、業務の効率化です。契約書や記録用の書類を電子化することで、書類の作成や管理にかかる手間が大幅に削減されます。
見積書や工程表、設計図などの資料をデータ化することによって、人数分印刷したり、郵送したりという作業を省くことが可能です。
また、図面の修正があった場合にも、再度印刷する必要もなく、どれが最新の資料か混乱を招く心配もありません。
データで書類を保存することで、閲覧や検索がスムーズに行えます。
さらには、ICTツールを活用したワークフローのサポートにより、業務プロセスが効率化が可能となるでしょう。

2：コストの削減

ペーパーレス化により、紙資料の印刷や保管に関連するコストを削減できるという利点もあります。
インクや紙の費用だけでなく、輸送コストや資料の検索にかかる手間も大幅に削減されます。

3：セキュリティの強化

書類のデータ化による管理は、紙媒体での管理よりも、セキュリティの面で安全です。
データの閲覧権限を設けることで、資料のセキュリティが強化されるなど、安全面において大きなメリットがあります。
また、ICTツールやクラウドサービスを活用することで書類のチェックがスムーズになり、法律に基づく社内監査の円滑化にも繋がります。

ペーパーレス化を進めることでPCやタブレットから検索できるようになったり、効果的に分析できるようになり、DX推進を後押ししてくれます。
後述するスキャン代行業者を利用することで、ペーパーレス化の第一歩である書類スキャンを素早く行うことができるため、企業はさらにスピーディーなDX化を実現することができるでしょう。

スキャン代行業者の役割

さてここまで、建設業界が抱える課題や建設DXに関する国の動きなどを見て、建設DXの必要性についておわかりいただけたと思います。

しかし、DXの必要性はわかっていても、「いきなり高度なデジタル技術を取り入れることに不安がある」「もっと簡単なことからはじめたい」という人たちもいるのではないでしょうか。

また、DX推進を目的とした素晴らしいシステムが世の中に溢れています。こういったツールを導入することで、業務効率を図ることが可能となります。
しかし「長期保管している劣化した書類がそのままになっていて、過去の情報との連携ができていない」「システムを導入したが古い資料はそのまま保管している」そんな企業様も多いのではないでしょうか。

そこで、建設DXの最初の1歩としておすすめしたいのが書類のスキャニングです。

書籍をスキャンするときはスキャン代行業者を利用することをおすすめします。
なぜスキャン代行業者を利用したほうがいいのか解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1：高いクオリティを保証

スキャン代行業者でスキャニングを行う場合、専門分野の資格を保有するプロのスタッフが対応することになります。
これにより、自社で作業を行うよりも高い品質で正確にスキャンを実施できます。
また、スキャン代行業者によっては、顧客ごとに業務フローを作成することで高品質なデータを作成していたり、専門性の高い機器を完備し、独自のナレッジで品質を向上させていたりするので、委託するメリットは非常に大きいです。

2：手間やコストを削減できる

すべての作業を業者が代行するため、自社の社員にかかる負担はほとんどありません。
本来やるべきコア業務に社員を集中させることができるため、文書スキャンを行う影響を限りなく抑えることが可能です。
また、1台数百万するような高価なスキャナを自社で用意するコストも、抑えることになります。

3：非破壊スキャンも可能

書類や書籍によっては、歴史的価値が非常に高いため、裁断せずにデータ化したい企業様も多いです。
そういった場合も、スキャン業者でしたら問題なく対応できます。
やむ得ず、裁断しなければならない場合でも、可能な限り復元し再製本してくれる業者もありますよ。

4：検索性の向上

OCRを付与することでPDFにするだけでなく、テキストデータに変換することができるので、書籍を検索できるようになります。
大量の書籍を管理している企業でも検索すればすぐに見つけ出すことができるので、大きなメリットとなるでしょう。

5：スキャン後の用途に合わせた設定で納品

スキャンしたデータを、どう使うかによってファイルの形式を選定できます。
また、せっかくスキャンしても解像度が低く識字できなくては元も子もありません。
専門業者であれば、長年のナレッジを元に的確な電子化のアドバイスを得ることができます。

事例

工事写真を自動保存、台帳も自動作成できる

DX化すると撮影した写真はすぐに分類して保存され、自動的に台帳が作成されます。
データはクラウド上で管理できるので離れた場所からでもタイムリーに写真を確認でき、空いた時間に台帳編集も可能。
スマートフォンやタブレットだけで作業できるので、たくさんの荷物は不要となり、施工中の細かい撮影や危険な場所でも安全に撮影でき、人員削減にもつながります。

同じ内容を何度も入力しなくて済み、ミスが減る

報告関連の作業をDX化することで、さまざまな情報を一元管理でき、現場の進捗や情報を素早く把握できます。
エクセルなどと比べると帳票作成時に入力する項目数が少ないため手間や入力ミスが軽減。入力したり読み込んだりしたデータから必要なデータを取り出して素早く自動で帳票作成ができます。
ひとつひとつ作成していた帳票をまとめて作成でき、業務効率化が図れます。

場所を選ばす最新情報をリアルタイムで共有

建築現場は季節によって台風や水害に悩まされるなど、トラブルやイレギュラーは頻繁に起こるものです。
DX化していると、それらに対応して更新したデータがすぐに最新のデータとして反映されます。複数人で同時進行の帳票編集や更新も可能。
タイムラグなく情報の把握ができ、下請け企業など工事に大勢の人が関わっていても簡単にリアルタイムで最新情報を共有できます。

まとめ

今回は、建設業界における書類電子化についてご紹介してきました。
建設業界のペーパーレス化は、コスト削減や業務効率化などメリットが盛りだくさんです。
さらに、ペーパレス化で働きやすい職場環境が実現できれば、人材の定着や良い人材の採用といった効果も期待できます。
今回ご紹介した導入方法や事例などを参考に、ペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか？