大量の大型図面の電子化に注目！多くの企業で図面電子化が進むワケをご紹介

“紙図面の管理が煩雑で手間がかかる…”
“データ化は専門業者に任せるべきか…”
“紙図面のデータ化にはコストがかかる…”

こうした悩みを抱える企業は珍しくありません。
大量の紙図面を管理することには無駄なコストがかかることがわかっているにも関わらず、データ化には直接的な利益が見込めないため、対応を後回しにしている企業はまだまだ多いかと思います。
ですが、いずれはデータ化に取り組む必要があるため、最近では社内に大量に眠っている大判図面を電子化する企業が増加傾向にあります。

ここでは、紙図面のデータ化を考えている企業へ、大型図面電子化のメリットを早く享受していただきたいと思っています。
これからデータ化に取り組む企業のご担当者様は、ぜひご覧ください！

大量の大型図面の電子化が進む理由

大型図面の電子化が進んでいる背景には、さまざまな理由があります。
さっそく、3つのポイントに分けてみていきましょう。

電子化のメリットが大きい

以前は大判図面をそのまま保管することが一般的であり、データ化のメリットはあまり知られていませんでした。
そのため、「わざわざお金や時間をかけて、電子化する意味が分からない」という声が多く聞かれたようです。
実際には多くのメリットがあり、大判図面の劣化を防止できたり、パソコン上で簡単に管理できたりします。
大型図面を使う業界は建設業や製造業など、現場と会社を行き来する機会が多い業種であり、関連企業との情報共有の円滑さが業務効率化に直結します。
また、DXが進む世の中ではありますが、紙の図面文化はまだ暫くは続くと見られ、劣化した図面を早いタイミングで電子化することで、新たな保管スペースの確保にも繋げることが出来るでしょう。

スキャン精度の向上

機器やスキャン技術の向上により、年々スキャン精度が向上しており、大型図面をより鮮明にスキャンできる時代になりました。
最近ではAI-OCRなどにも対応できる業者も出て来ており、これまで対応できなかった案件にも高精細なデータ化を可能にし、より正確な電子化に拘れる時代になって来ています。
データの質にこだわる企業は、お試しスキャンや1枚からのスキャンに対応している業者を探してみましょう。まずは品質を確認し、その後大量依頼するかどうかを検討してみてはいかがでしょうか。

スキャン費用の低価格化

大型図面用スキャナーの普及が進み、スキャン料金も低価格化しています。
スキャンサービスを提供している業者も増え、気軽に相談しやすくなりました。
大判図面の電子化をためらっている理由が費用の場合は、一度現在の相場をチェックしてみてください。大型図面は大量になればなるほど、見積もりが割引になるケースがほとんどです。納得の金額を提示してもらえるスキャン業者を探してみましょう。

大型図面スキャンを依頼する際の注意点

大型図面のスキャンは専門的な機器と知識が必要なため、多くの場合でスキャン代行会社へ依頼されます。
そこでここからは、大判図面のスキャンを依頼する際の注意点を3つご紹介したいと思います。

実績のある業者に依頼する

劣化が進んだ図面のスキャンには専用の機器が必要です。オーバーヘッド型スキャナーであれば、スキャン時に上から図面を撮影するため、原本の紙図面を傷つける心配がありません。
ただし、オーバーヘッド型スキャナーは高価であり、すべてのスキャン業者が所有しているわけではありません。
外注する場合は、図面をデータ化するのに最適な機材を所有しているかどうかを確認することが重要です。また、機器だけでなく過去の作業実績がある業者を選択することで、知識豊富な技術者に依頼することも可能になるでしょう。可能であれば機材や、専門知識を持つ技術者の有無・業務体制を確認し、図面のデータ化作業を安全かつ効率的に行うことをお勧めします。

目的に合わせ要望を擦り合わせる

大型図面のスキャンを効率よく進めるためには、希望するデータの形式や解像度など、仕上がりについての要望を事前に検討しておくことが重要です。また、データの受け取り方法も重要であり、ダウンロードする方法やCDやDVDで送付してもらう方法などがあります。
自社のニーズに合った最適なデータ形式や解像度、受け取り方法が分からない場合は、大型図面の大量データ化に慣れた専門店で相談することをおすすめします。予算を合わせて伝えると、より最適なスキャニングプランを提示してもらえるでしょう。

製本図面の解体・再製本に対応できるか

大量の大型図面を業者でデータ化する際には、往復の送料や手数料が発生します。コストカットのためには、保管義務が過ぎた図面の処分をスキャニング業者に依頼することが一つの方法です。
多くのスキャニング業者が焼却処理や融解処理に対応しており、自社での保管や地域での処分よりも費用を抑えられるケースが多いです。
原本が必要なくなった場合は、スキャニング業者に依頼してみることを検討しましょう。
逆に、電子化後に自社で原本を保管しておきたい場合は、コストはかかりますが、再製本に対応できるかどうかの確認も事前に行いましょう。

大型図面をスキャンしてデータ化する方法

紙の図面をスキャンする際には、図面の形状や状態に応じて適した機械を使用することが重要です。当社では、さまざまな図面に対応するために、以下の3種類の機械を駆使してスキャンおよびデータ化を行っています。

マップケースや図面ファイルに入っているようなシート状の紙図面の場合は、シートスルースキャナーを活用します。工事請負契約書など改ざん防止のため釘打ちやポリパイプで固定されたもの、（古いものでは細い竹が打ち込んであるものなどもあります）で、製本を解体することができない場合（固定製本）は、フラッドベットスキャナーを使用。
製本した書籍や図面を開いた際に、見開きの中央部分が完全に平らに開くように糊付けされている観音製本の場合は、効率よくスキャンするためにオーバーヘッドスキャナを使用します。

業歴の長い建設会社さんであれば、竣工図・施工図・建設工事請負契約書・建築確認申請書類などが山積みになっている事でしょう。
それら一切を、全てデータ化し、便利に図面情報を活用できる様にするのがスキャン代行サービスです。

データ化した大型図面の保管方法

PDF形式は、図面をデジタル化する際に最も一般的なファイル形式で、PDF形式の利点は多岐にわたります。
例えば、PDF内にしおりを作成することで、書籍の目次のような役割を果たします。また、PDFファイルはタグ付きデータに変換することができ、これにより検索エンジンが文書内のテキストを解析しやすくなります。 さらにOCR処理を行うことで、スキャンした画像からテキストを抽出したりデバイス上で編集などの操作も可能になります。

図面をスキャンしてデータ化することで、紙の図面と比べて管理や共有が格段に容易になります。一方でスキャンした図面はデータとして扱うため、慎重に管理しなければなりません。
紛失や破損・漏洩などのトラブルを防ぐために、スキャンしてデータ化した図面をどのように管理すればよいでしょうか。
以下に、スキャンしてデータ化した図面の保管方法をご紹介します。

記録メディアの劣化対策

図面データのバックアップは基本的にCD-ROM・DVD-ROMに行います。なぜこれらに保存するのかと言うと、USBメモリやSDカード・SSDなどのフラッシュメモリや、外付けHDDなどのハードディスクドライブと比べると寿命が長いからです。
しかし、図面データを記録したメディアは、時間とともに劣化してしまう傾向があります。保管状態によっては10年程度でデータの閲覧が不可能になることもありますので、対策をしましょう。

劣化を感じたら新しいメディアに移行する

先ほどお話ししましたように、メディアにも寿命があります。保存方法にもよりますが、5年〜10年のスパンを目安に対策してみてください。
最近ではメディアの性能が向上しており、DVD-ROMやCD-ROMなどの耐用年数は30～100年と言われています。
古いものから、最新のメディアに移行しておきましょう。

保管環境に気を遣う

劣化原因は多くの場合、メディアの損傷・カビによる腐食・温度や湿度の変化によります。データを長期保存する場合は、高温多湿や直射日光や急激な温度変化が起こらないような環境で保管することが重要です。

セキュリティを強化する

ウイルスによる情報漏洩も心配しなければならないので、法人向けのウイルスソフトをインストールしておきましょう。
法人向けのウイルスソフトウェアは、個人向けのものと比べて、複数のコンピューターを一括で管理できる機能が強化されています。
これにより、管理者はウイルスソフトの更新や対象端末の制御を定期的に漏れなく行うことができるようになります。

大型図面を非裁断でスキャニング！

竣工図・施工図・建築確認申請書・工事請負契約書・電気設備図・機械設備図・水道やガスの配管図・給排水図などの大きなサイズの紙の図面管理は大変です。
保管スペースを取るだけではなく、管理や共有の不便さ、古い紙図面の場合は経年劣化によって傷んでしまう心配もありますよね。
電子化が進めば、図面の管理に必要なスペースや労力を最小限にすることができる他、必要な図面をすぐに探すことができ、図面情報を簡単にどこにいても共有することができます。

建設業者様や管理組合のご担当者様にとって、図面は改修や解体時に必要になるので、建物がある限り長期間の保管が不可欠。そのため、大型図面の電子化は多くのメリットを感じていただけるサービスです。

当社では大判図面のスキャンに対応するための複数の高精細な専門機器と、取り扱いに長けた従業員が対応します。
弊社のスキャニング結果は多くの専門機関から選ばれており、また驚きのお声もたくさんいただいて来ました。 大型図面の電子化に取り組みたい企業ご担当者様は、ぜひ一度お問い合わせ頂けますと幸いです。

まとめ

今回は、大量の大型図面をデータ化したいと考えている方に向けて、大型図面の電子化の概要をご紹介させていただきました。
大型図面の大量スキャンをご検討でしたら、低価格高品質なスキャニングにこだわる弊社へ、お気軽にご相談ください。