出版業界のDXとは？業界の課題やDXへの取り組みについてご紹介

デジタルトランスフォーメーション（DX）は、現代のビジネスにおいて必須となる取り組みです。
急速に変化する市場環境に対応し、競争力を維持・向上させるためには、デジタル技術を活用したイノベーションが欠かせません。
DXは、業務効率の向上や顧客体験の向上など、ビジネスのあらゆる側面において革新をもたらし、持続可能な成長を実現します。

経済産業省によれば、DXは顧客や社会のニーズに応じて製品やサービスを変革し、競争上の優位性を築くために必要な取り組みです。
デジタル技術を活用し、業務やプロセス、企業文化を刷新することで、企業はより効率的に運営し、市場競争力を高めることができます。
このようなDX推進への重要性は近年益々高まっています。

この記事では、出版業界のDX化に焦点を当て、業界が直面する課題やDXへの取り組みについてご紹介します。
DXの推進に興味がある方には、ぜひ参考にしていただきたいと思います。

書類・雑誌DXの背景

書類・雑誌DXの重要性

現代社会において、デジタル化は急速に進展しており、書類・雑誌DXの重要性もますます高まっています。従来の紙ベースの書類管理はスペースを必要とし、検索や共有が煩雑でしたが、デジタル化によりこれらの課題を克服できるようになります。
書類・雑誌DXは、情報を瞬時にアクセスし、効率的に共有できるため、業務プロセスのスピードと効率を向上させます。
また、デジタル書類はバックアップが容易で、セキュリティも向上します。
さらに、リモートワークやハイブリッドワークが一般的になる中で、デジタル書類は場所や時間に縛られることなくアクセスできるため、柔軟性と生産性を高めます。
つまり、書類・雑誌DXはビジネスの競争力を強化し、迅速な意思決定を可能にする重要な要素となっています。

特に中小企業にこそ、DXの恩恵を受ける可能性が高いとされています。
例えば「生産性向上を求められてはいるが、現状の人員では改善にまで手が回らない」というのが、人手不足に悩む多くの企業の実情ではないでしょうか。

• テレワークを導入したいが365日出勤せざるを得ない状況になっている
• 数値の集計が業務のメインになり分析や検証に時間をとれない
• 情報収集を進めたいが現行業務を回すのに手一杯

また、実態についての課題感を抱きながらも、
「やりたくてもできなかった」
「どこから手をつけて良いかわからない」
上記のようなお悩みにも、DXは非常に有効です。

なぜDXはビジネスのあらゆる側面において革新をもたらすのでしょうか。
まず、今感じておられる書類管理についての課題を、改めて整理してみましょう。

従来の書類管理の課題

従来の書類管理では、紙ベースの書類が多く、スペースの問題や検索の手間が課題でした。
また、書類の保管や共有が煩雑であり、情報漏洩や書類の紛失などのリスクが存在しました。
さらに、紙ベースの書類ではバックアップやセキュリティ管理が難しく、効率的な業務遂行への障壁になるケースが散見されたのではないでしょうか。
紙の書類の電子化が進むことで、これらにかかる作業時間やコストの削減を実現できます。

ここからは書類・雑誌DXのメリットについて、ご紹介していこうと思います。

書類・雑誌DXのメリット

メリット1 作業効率の向上

デジタル化により、書類の検索やアクセスが容易になり、従来の紙ベースの書類管理では時間がかかっていた作業が効率化されます。

メリット2 共有の便利さ

デジタル書類はオンラインで共有でき、リアルタイムで更新やコメントの追加が可能です。
また、複数の人が同時にアクセスして作業することができます。

メリット3 保管スペースの削減

デジタル化により、紙の保管スペースを必要としなくなります。
また、オフィス内のスペースを効果的に活用できるため、コスト削減にもつながります。

メリット4 セキュリティの強化

デジタル書類はパスワードや暗号化などのセキュリティ対策が可能で情報漏洩や紛失のリスクを低減し、企業の機密情報を保護します。

メリット5 環境への貢献

紙の使用量を削減することで、森林の伐採を抑制し、環境保護に貢献します。
また、デジタル化により印刷時に必要となるインク代などの経費や廃棄物処理のコストも削減されます。

これらは業界に共通した書類電子化のメリットですが、次に出版業界に特化したメリットを見てみましょう。

出版業界における書類・雑誌DXの重要性

社外に向けたDXの重要性

コロナ禍以降、働き方の多様性が加速したことや、SDGSへの取り組みでもあるペーパーレス化などによりDXへの取組みが進み、その成果が段階的に現れています。
しかし、出版業界では依然として原稿の修正作業が手書きで行われたり、コンテンツの選定が紙の企画書で行われるなど、アナログなプロセスが依然として主流です。
このようなアナログ作業は出版企業の規模に応じて状況が異なり、DXの進捗状況も様々です。
さらに、製品やサービスを導入しDX化に成功したかに見えても、経済産業省が指摘するような本質的な変革に至るのは難しいとされています。
DX推進の牽引役となるのは、やはり大手の出版社が多く、アナログ作業からの脱却を果たしている企業はまだまだ少数派です。

そもそも前述の通り、DXは「デジタル技術の導入によるビジネスプロセスの最適化、顧客体験の向上、新たなビジネスモデルの創出」を意味します。
具体的な技術としては、クラウドコンピューティング・ビッグデータ・人工知能（AI）・機械学習などが挙げられます。
これらはデータの収集・分析・利活用において重要な役割を果たし、製品やサービスのイノベーションに貢献する要素となっています。
出版業界では、これらの技術がコンテンツの制作・流通・販売といった領域で活用され、読者に合わせたパーソナライズされたサービスの提供や、新しい形式でのコンテンツ配信が可能になっています。

読者はもはや単に紙の書籍を読むだけでなく、電子書籍やオーディオブック、オンライン記事など様々なメディアを介してコンテンツを消費しています。
この変化に対応するためには、出版社がDXを進め、デジタル技術を取り込むことが不可欠です。
これにより、より多様な読者層にアプローチし、新しい収益源を創出するチャンスが生まれます。
加えて、DXを成功させることで、コスト削減や効率的な作業フロー、顧客満足度の向上など様々なビジネス上の利点を享受できるようになります。

上記は読者など社外に向けたDXの取組み意義ですが、社内DXの取組みはどうでしょうか。

社内に向けたDXの重要性

他業界と比較した際、出版業界では大量の書類を扱うことが日常的です。
著作権証明書・印刷注文書・書籍の原稿・広告素材など、その種類も非常に多岐にわたります。
この様な大量の紙の資料が社内で長く保管され劣化が進んでいたり、保管スペースの確保に頭を抱えている企業様は非常に多いのではないでしょうか。
その他、資料の検索性の向上を図り業務効率化を推進したり、災害等からの書類保護も重要な資産を守り後世に残していくことも、企業活動として重要なミッションです。
これらの書類は、適切な管理がされていないことで、情報の流出や紛失・著作権侵害などのリスクが高まってしまいます。
こうした課題を解決するために、電子帳簿保存法が策定され、様々な企業でその対応に追われているのが現状です。
その為、企業では書類・雑誌DXの取り組みへの第一歩として書類をスキャンし、管理ツールと連携をするなどが急速に進められています。
ただし、電子化すれば良いのではありません。
ここで注目すべきは「電子帳簿保存法」と「タイムスタンプ」です。
「電子帳簿保存法」は、書類の電子化と保存を法的に可能とする法律です。
これを活用することにより、書類の管理・検索・共有が一気に容易になり、業務効率化を実現します。
また、「タイムスタンプ」は、データが作成・修正された日時を証明するための技術です。
これにより、電子化した書類の改ざん防止と証明力が確保され、信頼性のある情報管理が可能となります。

「電子帳簿保存法」や「タイムスタンプ」の具体的な活用方法や要件について認識を高めようとしても、日々の業務に追われている皆様には負担が大きいのではないでしょうか。

Scan Bizでは、これらの法律や技術の活用方法を専門的に熟知しサービスを提供しています。さらに、不要となった紙の書類のデジタル化もお手伝いします。
出版業界の皆様が抱える情報管理の課題を解決し、業務効率化を実現するための新たな一歩を踏み出してみませんか。

ここからは自社で行った書類電子化の実例をご紹介させていただきたいと思います。
ぜひご参考になさってください。

事例

1 長年の書簡や手記のデジタル化

東京都の出版会社による長年の書簡や手記のデジタル化プロジェクト

現状の課題
東京都に本社を置く出版会社は、数十年に渡り蓄積された書簡や手記などの紙資料が、大量の保管スペースを必要とし保管コストが高くなってており、アクセスの非効率性や資料の劣化リスクに直面していました。
これらの資料は読者にとって貴重な知識の源泉であり、その保存と活用は重要なミッションになります。

スキャンの目的
出版会社は、これらの紙資料をデジタル化することで、資料の長期保存を確保し、読者にとってアクセスしやすい形で提供することを目指しました。
デジタル化により、保管スペースを大幅に圧縮し経費削減、資料へのアクセスと検索効率を向上させることが目的です。

施した処理と使用した機材
このプロジェクトでは、BookEye® 4 V2A KIOSKを含む高性能スキャナーで300dpiおよび600dpiの解像度で資料をスキャンしました。
OCR機能を付加し、テキストを検索可能な形式で電子化しました。

得られたメリット
デジタル化プロジェクトを実施した結果、私たちは紙資料を保管していたスペースを約80%削減することが成功しました。
この効果的なスペースの削減により、年間の賃料コストを600万円削減することが可能となり、出版社としての運営コストの大幅な軽減を実現しました。
さらに、このプロジェクトにかかったスキャン費用は150万円でしたが、削減された賃料コストの効果により、わずか3か月でその投資は元が取れ、その後は純粋なコスト削減効果を享受しています。
また、デジタル化された資料は、読者がいつでもどこからでも簡単にアクセスできるようになりました。
これにより、読者の出版物への関心と満足度が顕著に向上し、私たちの出版物に対するエンゲージメントが高まりました。

結論
東京都の出版会社として実施したこのデジタル化プロジェクトは、スキャン代行業者「Scan Biz」の専門的なサポートにより、保管スペースの削減、賃料コストの大幅な削減、そして読者サービスの質の向上という複数の目標を達成しました。
「Scan Biz」の迅速かつ高品質なサービスにより、デジタル化による初期投資は短期間で回収され、長期的には出版社の財務状況と読者サービスの双方に持続的な利益をもたらしました。

2 出版雑誌の電子化

神奈川県の出版会社による20年分の主婦向け雑誌のデジタル化プロジェクト

神奈川県に位置する出版会社にて、過去20年間にわたり発行された主婦向け雑誌のデジタル化に着手しました。
このプロジェクトは、家庭生活の豊かさを支える貴重なコンテンツをデジタル保存し、より多くの主婦たちにアクセス可能にすること目指しています。

スキャンの目的
この電子化の目的は、料理、インテリア、健康、育児など主婦の皆さんに役立つ情報を含む雑誌を未来へと継承し、いつでもどこからでも簡単に参照できるようにすることでした。
限られた予算の中で、これらの価値ある情報源を効果的にデジタル化し、長期保存することが挑戦でした。

施した処理と使用した機材
このプロジェクトで400dpiの高解像度で雑誌をスキャンし、PDF形式での納品を行いました。
使用した主要機材には、BookEye® 4 V1A Professionalなどの高性能スキャナーが含まれ、これによりクリアで高品質なデジタル画像を生成しました。
特に、非破壊処理を採用し、雑誌の物理的な状態をそのまま保ちながらデジタル化を実現しました。

得られたメリット
デジタル化プロジェクトによって過去20年間にわたり発行された主婦向け雑誌がデジタルアーカイブとして保存されることに成功しました。
これにより、忙しい日々を送る主婦の方々が、家事の合間や外出先であっても、スマートフォンやタブレットから気軽に雑誌のコンテンツにアクセスできるようになりました。
このプロジェクトが大成功を収めたことは、読者である主婦の皆さんからの熱烈な反響によって証明されています。
さらに、このプロジェクトでは非破壊処理によるデータ化が採用されました。
これにより、貴重な雑誌の物理的な状態を保ちつつ、デジタルフォーマットでの保存とアクセスの容易さを実現しました。
この二重の利点は、出版社が目指す資料の長期保存とアクセスの便利性という目標を達成する上で非常に重要でした。

結論
神奈川県の出版会社として行った20年分の主婦向け雑誌のデジタル化プロジェクトは、家庭生活を豊かにする情報を広く提供する新たな基盤を築きました。
同時に非破壊処理によるスキャンは、物理的な資料の完全性を守りながらデジタルアクセスを拡大する理想的な方法を提供しました。
読者からの反響は、「いつでもどこからでも好きな雑誌にアクセスできるようになったことがとても便利です。」「過去の記事を読むことで、新しい料理のレシピや育児のアイデアを見つけることができ、毎日の生活に役立っています。」といった声が寄せられました。
これらの声は、私たちのデジタル化プロジェクトが読者の日常生活に実際に役立っていること、そして新しい技術を活用して情報を保存し共有することの価値を裏付けています。

まとめ

今回は、出版業界における書類・雑誌DXについてご紹介してきました。
出版業界における書類・雑誌DXの展望は明るいものになるでしょう。
将来的には、AIや機械学習の活用により、大量の文書や著作物を効率的に管理・処理することが可能になります。
これにより、著作権管理や契約書管理などの業務が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
デジタル署名やブロックチェーン技術の導入により、文書の信頼性とセキュリティが強化され、情報の安全性も確保されます。
また、クラウドベースのシステムを活用することで、リモートワークが一層促進され、地理的制約を超えた協業が可能となります。
これらの技術革新により、出版業界はより効率的かつ柔軟な運営が実現され、新たなビジネスチャンスが生まれることが大いに期待されています。
業界が直面する人手不足や、それに付随する様々な課題を一掃できるのが書類・雑誌DXです。
これを機に、書類・雑誌DXの第一歩である、書類のスキャンから始めてみてはいかがでしょうか。