大学などの研究機関・教育機関のDXとは？ポイントやメリットをご紹介

近年、デジタルトランスフォーメーション（DX）が様々な分野で急速に進展しています。
その中で、大学や研究機関も例外ではなく、非常に多くの研究機関様が様々な書類の電子化を進められています。
SDGSの側面から見ても、伝統的な紙ベースの書類管理から脱却しクラウドベースでの書類管理へ移行することが社会からも求められています。
今回のコラムでは、大学などの研究機関のDX化、特に『書類のDX化』を進める際の重要なポイントとメリットに焦点を当て、その先に広がる可能性についてご紹介していきたいと思います。

教育関連業が直面する課題

まず初めに、なぜ大学や研究機関が書類DX化に着手すべきなのかを考えてみましょう。
大学などの教育機関に焦点をあて、首都圏は勿論、地方の大学が直面している課題について考察してみましょう。

コロナ禍における大きな時代の流れとともに、大学関係者様が置かれる環境も目覚ましい変化を遂げており、地方の学校になると課題はより深刻化しています。

課題1. 18歳人口の減少率

文部科学省の推計によれば、将来、18歳人口は著しく減少する見込みです。
具体的には、全国規模では2020年の約117万人から2040年には約88万人まで減少し、その減少率は約24.4％に達すると予測されています。
さらに、「東京圏」と「その他の地域」で結果に差異が見られます。
東京圏では減少率が約15.3%に対し、その他の地域では約27.6%に上ります。
地方地域は都市部に比べて減少割合が約12.3%も大きくなると見込まれています。
今後はますます高校生の獲得が難しくなると考えられ、将来に備えた対策が必要です。
この対策として、様々なバックグラウンドを持つ学生の受け入れや、留学生の受け入れを積極的に行うなど学校側の幅広い受け入れ体制の整備等を行う学校が多くなりました。
また、大学と産業界との連携を強化し、世に開かれた教育機関の在り方を模索する動きとして、産学連携プログラムや地域社会とのパートナーシップの構築も行われています。
大学の認知度を高め、選ばれる教育機関への進化が今後の大学経営には不可欠です。

課題2.大学進学時の流出率

以下は、文部科学省の統計結果に基づいて、「特に流入率が高いまたは低い」各都道府県の大学進学時の流入率・流出率をまとめた表です。

参照元：文化省 大学進学時の都道府県別流入・流出率

上記の通り、東京都や京都府は70%以上と流入率が非常に高くなっています。
その一方で、流出率は特に香川・三重・和歌山の3県が大きいです。

大学進学を機に、東京などの都市部への人口流入が顕著であり、これに対比して地方では人材が流出している状況が広がっています。
将来的に、就業機会が多そうな都市部への移住を希望する若者が増加していることが明らかです。

課題3. 産業別就業者の構成割合の偏り

産業別の就業者の構成割合も、地域によって顕著な偏りが見られます。
具体的には、東京都では「情報通信業」に従事する人口が大きな割合を占めていますが、その他の地域では「農林漁業」や「製造業」が主要な部門となっています。
下記は、2021年度卒業の高校生が、自由記述を含む55種の職業から、将来就きたい職業１位を選んでもらった結果です。

	全体	n=600
1位	エンジニア・プログラマー（機械・技術・IT系）	6.7%
2位	公務員	6.0%
3位	会社員	4.5%
4位	学校の教師・先生	2.7%
4位	看護師	2.7%
6位	医師（歯科医師含む）	2.3%
6位	薬剤師	2.3%
8位	保育士・幼稚園教諭	2.0%
8位	福祉の仕事	2.0%
8位	運転士	2.0%
8位	ファッション関係	2.0%
12位	芸能人	1.8%
13位	国際協力関係	1.7%
14位	研究者	1.5%
14位	弁護士・裁判官	1.5%
14位	音楽家	1.5%
14位	美容師	1.5%
18位	漫画家・イラストレーター	1.2%
18位	YouTuberなどのネット配信者	1.2%
20位	デザイン関係（ファッション・ゲームなど）	1.0%
20位	起業家	1.0%
	わからない	28.2%

参照元：学研教育総合研究所

この傾向から言えることは、地方ではICT産業の発展が大都市圏に比べて低いと見なされます。
高校生が「エンジニア・プログラマー」を志望する中で、東京への流出が自然な流れとなるのは、都市部でのIT分野の発展と需要が高まっていることを反映していると言えるでしょう。
教員は、自らの専門分野で常時知識を更新することはもとより、教える技術に加え、学生の意欲を高める技術など高度なスキルが求められるようになっています。
このため、教員の能力を向上させることや、学生のキャリアパスに対して教員の意識を高めていくことが今まで以上に重要です。
産業界との人材交流も含め、ファカルティ・ディベロップメントの機会の増大や内容充実のための取組を一層推進することが不可欠。
特に産業界においては、教員のインターンシップ受入れを始めとした、ファカルティ・ディベロップメントに対する積極的な支援が求められはじめています。

課題4. 教育力の強化と教職員の労働環境

多くの学生の入学＝大学の存続が大きく左右されます。
多くの学生に大学を志望してもらうためには、そのきっかけとなる様々なフック要素が必要です。
その最大のきっかけと言っても過言でないのが、教育のクオリティー向上です。
教育内容・カリキュラムの向上と、教員の教育力の向上がどちらも欠けてはなりません。
現在、大学教育には、専門知識のみならず、その活用による問題解決能力など汎用的な能力の強化や、自ら学ぶ意欲の向上等の新しい育成目標が与えられつつあります。
また、一般企業では改善が進んできている働き方の多様性ですが、大学では中々進んでいないのが現状です。
その難しさを後押ししているのが、業界特有の雇用形態の多様性にあります。
大学は専門性の高い職種が多く、非常勤講師や研究員、大学院生のアシスタントなどが複雑に絡み合った雇用構造を有しています。
これらの異なる雇用形態に対する均等な働き方改革の実現は難しいとされています。
また、旧来のアカデミックカルチャーを有しており、従来の価値観や慣習が根強く残っています。
一般企業では情報共有の際、紙で通知される事は少なくなりました。しかし、大学ではDXが進んでおらず、現在も情報共有の手段として紙での回覧が行われている現状があります。
紙媒体だと情報伝達スピードも鈍化するばかりではなく、どこまで情報が周知されているかを管理する必要があります。
電子化が進んでいないことにより、付随する業務が追加で発生してしまうため、日々の業務を圧迫してしまう可能性があります。

課題5. DX対策の遅れ

コロナ禍において、オンライン授業が本格化しましたが、まだまだ学校現場のICTへの取り組みは鈍化している傾向にあります。
その要因として、アカデミックカルチャーの影響や限られた予算の中で、思うように電子化を進められないのではないでしょうか。
大学には多くの資料が存在します。
仮に電子化を進めるにしても膨大な資料を、将来どのように活用することが効果的な電子化となるのか。
また、伝達・周知事項が多いのも教育機関の特徴です。情報をいかに早く正確に多数の関係者へ伝達できるかは非常に重要な点です。
この答えを出すには、ITや電子化に関しての知識を有する人材が必要です。
しかし、電子化に対しての知識を保有する人材は世の中にも限られており、且つ、ITに対してのスキルとなると専門スキルが必要となります。
学内でこれらに対応するとなると、様々なコストが発生するばかりではなく、電子化の作業に膨大な時間を要してしまいます。

これまで教育機関が置かれる現状と課題についてお話ししてきました。
これらの経営課題を克服する上でも、書類の電子化は大きな成果を生むことでしょう。

研究機関・教育機関における電子化のメリット

それではここからは、大学における書類電子化のメリットに焦点を当ててお話ししたいと思います。

業態や事業規模に合わせて、最適なデジタル化プロセスを構築できるようにご提案が可能です。

さて、これまで書類電子化を行なった際のメリットを見てきました。
しかし、これだけのメリットがありながら、大学などでの書類電子化が中々進まないのは何故なのでしょうか？
次の章では、教育機関における書類電子化が進みづらい理由についてお話ししていきたいと思います。

研究機関・教育機関におけるデジタル化の課題

大学や研究機関において書類電子化が進まない理由は様々です。
以下にいくつかの主な要因を挙げてみましょう。

伝統的な慣習と文化

まず、大学や研究機関では歴史的な慣習や文化が根付いており、従来の紙ベースの書類管理が広く行われています。
この伝統的なアプローチに対する根深い信念や習慣が、デジタル化への変革に対する抵抗感を生み出しています。

予算の制約

また、書類電子化には初期の導入コストがかかります。
組織が予算の制約に直面している場合、他の優先事項への資金配分が優先されることがあります。
そのため予算の制約が電子化を進捗を妨げる一因となっています。

技術インフラのや知識不足

技術インフラの整備も大きな課題です。
デジタル化に必要な適切な技術インフラが整備されていない場合、古いシステムやセキュリティ上の懸念が電子化の進捗を阻む可能性があります。

組織全体の意識の低さ

また、組織として書類電子化に対する理解や認識が不足していることも挙げられます。
意識向上のための十分な教育やトレーニングが提供されていない場合、関係者がデジタル化の重要性を理解しにくくなります。

業務プロセスの複雑さ

大学や研究機関の業務プロセスは多岐にわたり、その複雑性がデジタルでの再構築を難しくしています。
大学での経費精算処理の実態を見ると，会計システム（予算管理システム）に情報を手作業で入力する方法をとる学校が多いと言われています。
経費を使用するには紙の申請書に領収書や請求書などを添付し，何人もの確認担当や管理者に回覧，承認のための押印の後，経理部門に提出。
経理部門はその内容を再度確認して会計システムに入力し処理を進めるのですが、このような承認担当が多い理由の1つが、不正リスクに対応するためなのだそうです。

コロナ禍の中で、大学がデジタル化において急務とされる「学生支援（履修・講義・成績管理・提出物管理）」は大きく進展しました。

しかし、財務・会計などの事務業務では、これらの要因が相互に結びついて、書類電子化が進まない現象が発生しています。
進捗を促進するには、組織全体での変革への意欲と計画の適切な実施が必要です。

現在は従来のやり方でも処理可能な状態かもしれませんが、将来的には急速な少子化に備えて事務業務のデジタル化が求められてくるでしょう。
少子化により収入源である受験料や入学金が減少し、予算も縮小しています。
この状況で他の大学との差別化を図るには、学生に選ばれるための競争力を向上させる必要があります。

また、教職員などの労働人口の減少も大きな社会課題となっています。
経費精算や請求書管理などの事務業務は、手入力の手間を省き、システムを活用した管理・審査を均一化し、人を介さない業務フローにするなど効率化・省力化が求められます。
これにより、限られた人的資源を競争領域の業務に集中できるようにしていくべきでしょう。

スキャン代行会社の役割

そもそも、スキャニング代行とは、企業等が所有する文書を電子化し、パソコン上で扱えるようにしてくれるサービスです。

弊社が提供するスキャンサービスは、高度なキャン技術と長年のプロジェクト実績による、
高品質スキャンをご提供できる点と迅速で柔軟な案件対応力が特長であり、教育機関・研究機関様も安心してデジタル化に取り組む手助けとなります。

スキャン代行を利用する理由は企業様のご状況により様々ですが、ご依頼のメリットとして以下の点が挙げられます。

１. 専門的なスキャン技術

自社でスキャンをする場合、高額なスキャナを購入したり、前処理・後処理も全て社員が対応しなくてはなりません。
つまり、機器の購入や人件費など、高額な初期投資と膨大な時間を要します。
スキャン代行会社はスキャンにおいて高度な技術を有しています。
有資格者によるスキャン技術により高品質なスキャンを実現します。
ご依頼の内容ごとに業務フローを作成することで高品質なデータを作成したり、専門性の高い道具や備品を完備し品質向上に努めています。

従来の書類からデジタルデータへの変換は、高品質なスキャナを使用し、専門的な知識があるからこそ高品質なスキャン結果を実感できます。
同じ結果を望むことは出来なくはないですが、膨大な時間を要すため、結果的にスキャン代行業者に依頼したほうが、資料の品質を維持しつつ、正確かつ迅速なスキャン結果を得られる可能性が高くなります。
他にもスキャン後の溶解作業・電子書籍制作など、スキャン後の活用方法についてもご相談いただけます。

2. 効率的な検索

OCR技術を活用することで、紙の文書やアナログデータをデジタル形式に変換し、テキスト情報を編集可能な形で保存できるようになります。
これにより、大量の文書を迅速に検索可能なデータベースへと変換し、重要な情報へのアクセスを瞬時に行えるようになります。
情報を素早く抽出し、必要なデータに即座にアクセスできることを意味し、結果として、意思決定の迅速化や業務の効率化に直結します。
さらに、正確なOCR処理により、入力ミスや情報の欠落といった人的エラーを減少させることができ、データの品質と信頼性を保証します。

3. 効率的なデータ管理

ペーパーレス化により、大量の書類をデジタルデータへ変換することで、効率的なデータ管理が実現します。
また、OCR処理などを付帯することで、文書を画像だけでなく、テキストデータに変換することができるため、文書検索が容易になり、
論文や書籍の検索性が非常に高まります。
検索性の向上やデータの共有がスムーズになり、業務プロセスが迅速かつ効果的に進行します。

4. 迅速かつ柔軟な対応

大学や研究機関のスケジュールは多岐にわたり、柔軟なスケジュールに対応することが求められます。スキャン代行会社であれば、迅速で柔軟なサービス提供が可能であり、お客様のニーズに即座に対応いたします。
それを可能にするのが、スキャン業者が複数保有する高精細スキャナです。
スキャナの種類は豊富であり、多くの業者ではクライアントのご依頼に柔軟に対応するために様々な種類のスキャナをそれぞれ数台ずつ保有しているケースが多いです。
これにより、お客様のご依頼に柔軟に対応しつつ、最短納期で完成品をお届けすることが可能になります。

5. 膨大な収蔵スペースの削減と保管状態の向上

論文や資料は大量の収蔵スペースを必要としますが、これをデジタルデータに変換することで物理的な収蔵スペースの削減が実現されます。
これにより、大学や研究機関内の書庫や図書室のスペースを有効に活用できます。
また、デジタル化したことで紙資料が劣化や損傷から守られ、保管状態が向上します。
デジタルデータは永続的かつ安全な形で保存されるため、貴重な研究成果や歴史的な論文の保存が確実になります。

6. セキュリティと機密性の確保

教育機関や研究機関の書類には機密性の高い情報が含まれることがあります。
スキャン業者はセキュリティ対策を徹底し、機密性を確保した上でスキャンを行います。
データの取り扱いには厳格な基準を遵守し、お客様の信頼性を最優先に考えています。

成功事例

最後に、スキャン代行業の導入により実現された書類スキャンの成功事例を紹介します。

事例１紙媒体からデジタルへ 3万名規模大学の大量書類電子化プロジェクト

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スキャン実績

• 過去数十年の総務・人事・財務部門の書類スキャン(A4サイズ/ダブルリンクファイル×60冊)
• ダブルリンクの穴、付箋付き、ホッチキス付き、クリップ付き
• クリアファイルに入ったままの状態のもの×10冊程度
• 図面やパンフレットなどの添付資料も含む

施した処理

• 電子化した際に検索性を向上させるため、分類・ラベリング実施
• 画像や図が含まれる場合や印刷などでの再利用の予定があるため、解像度400〜600dpiで実施
• OCR機能付帯
• 裁断処理

使用機器

• imageFORMULA DR-G2110

など

自社の工夫点

• 紙の劣化が激しいものについては手作業による修復しスキャン後の微調整を実施。精度を保った。
• クリップやホッチキスなどは手作業で外し、クリアファイルに纏めて保管された書類も丁寧に手作業でスキャンできる状態に加工した。

プロジェクトのメリット2点

①ツールとの連携で効率アップ
情報へのアクセスが格段にスピードアップし、導入したばかりの文書管理ツールとの連携により、電子化のメリットを最大化させることができた。
②セキュリティ性の向上
データにアクセス権を付帯することで、よりセキュアな環境で書類を保管できるようになった。

事例２研究力向上のカギ 教育機関における資料電子化プロジェクトと教授の執筆活動の進化

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スキャン実績

• 古いものは100年ほど歴史を持つ文献が保管されていた
• 保管状況も地下倉庫や、通路で段ボールに保管されていたものもある
• 論文と研究ノートがそれぞれ別で保管されているもの
• ダブルリンクの穴があるもの、付箋付き、ホッチキス付き、クリップ付きの資料
• 図面や書籍など、紙媒体は様々

施した処理

• 電子化した際に検索性を向上させるため、分類・ラベリング実施
• 画像や図が含まれる場合や印刷などでの再利用の予定があるため、解像度400〜600dpiで実施
• OCR機能付帯を付帯させることでテキストの検索可能性を高めた

使用機器

• ブックエッジスキャナー FB6280E（A3）/FB2280E（A4）

など

自社の工夫点

• 紙の劣化が激しい資料に対しては、手作業による修復とスキャン後の微調整を施し、高い精度を保ちました。
• 溶解廃棄処理後に溶解廃棄処理証明書を発行し、文献の安全な処分を保証しました。

プロジェクトのメリット4点

①高品質な電子化の実現
歴史ある文献を安全に高品質な電子化を実現でき、現状以上の劣化を防ぐことができた。
②情報へのアクセス性向上
情報へのアクセスが格段にスピードアップし、今後の研究の際にも場所や時間を選ばず情報を確認できるようになった。
③情報共有の容易性
過去の資料の中には、職員が知らない貴重な情報や新たな発見があり、デジタルアーカイブとして学内外へ情報共有ができた。
④生産性向上
人文学部の古典文献、理工学部の技術文書、社会科学部の社会調査データなど、多岐にわたる分野での研究活動が、高度OCR検索機能を活用し、これまでにないスピードと精度で進められるようになり教授の論文や執筆活動の生産性向上に貢献しました。

まとめ

このコラムでは教育機関・研究機関での書類DX化についてお話してきましたが、いかがでしたでしょうか。
書類DX化に取り組むことは、単なる業務の合理化だけでなく、未来への展望を開く大きな一歩と言えます。
Scan Bizのサポートを受け、効率的かつ持続可能な研究環境を整えることで、組織の発展と成果の向上が期待できます。
デジタルトランスフォーメーションは、様々な業界に於いて、新たな可能性を切り拓く鍵となるでしょう。