スキャンできる厚さや薄さ、汚れ、年期具合の要点を知ろう！

この記事では、スキャンできる書類の厚さや重さなどをイメージがつきやすいよう数字で説明しています。また、スキャン代行サービスを利用する際に注意するポイントやなどもまとめました。どんなものがスキャンに適しているかわかるので、スキャン代行サービスを利用する際や自身で書類をスキャンする際にもこの記事の内容が頭に入っていると役に立つと思います。

1. どんな紙でもスキャンできるの？

書類も用紙の厚みや重さ、大きさなどさまざまなため、どのようなものがスキャンに適しているか確認していきましょう。

スキャンに適した用紙の厚み、大きさ、重さとは？

スキャンに適した用紙の厚み、大きさ、重さを具体的に数字で説明します。

紙の厚み

一般的なプリンター用紙の厚みは約0.1mm（100ミクロン）ですが、スキャンには0.08mmから0.12mmの範囲が一般的です。より厚い紙やカードストック（約0.2mmから0.3mm）もスキャン可能ですが、スキャナーの種類によっては困難な場合があります。

紙の大きさ

最も一般的なのはA4サイズ（210mm x 297mm）です。しかし、スキャナーによっては、レターサイズ（8.5インチ x 11インチ、約216mm x 279mm）、A3（297mm x 420mm）、またはそれ以上の大きさに対応している場合もあります。

紙の重さ

紙の重さは一般に「グラム重量」として表され、これは一平方メートルあたりの紙の重さを意味します。プリンター用紙の標準的な重さは約80g/m²から90g/m²です。しかし、スキャンには60g/m²から120g/m²の範囲の紙も適しています。特殊な用途のためにもっと重い紙（例えば、250g/m²）もスキャン可能ですが、これもスキャナーの種類に依存します。

スキャンに不適切な用紙の特徴を紙の厚み、大きさ、重さとは？

スキャンに不適切な用紙の特徴を紙の厚み、大きさ、重さを含めて具体的に説明します。

紙の厚み

スキャナーによっては、0.15mmを超える厚みの紙はスキャンが困難または不可能になることがあります。特に、0.3mm以上の厚い紙やカードストック、ボード類は通常スキャナーに適していません。これは紙送りのメカニズムによるものです。

紙の大きさ

スキャナーには最大スキャンサイズがあり、これを超える大きさの紙はスキャンできません。例えば、多くのスキャナーはA3サイズ（297mm x 420mm）以上の大きさに対応していないため、それ以上の大きさの紙はスキャンが不可能です。

紙の重さ

一般に、300g/m²を超える重さの紙はスキャンに不向きです。非常に厚くて重い紙は、スキャナーの紙送りメカニズムを傷つける可能性があります。また、紙の質感が粗い、ザラザラしている、または特殊なコーティングが施されている紙も、スキャナーによっては問題を引き起こす可能性があります。

また、極端に薄い紙（例えば、40g/m²未満のトレーシングペーパーや薄い和紙）もスキャンに不適切です。これらの紙はスキャナー内で引っかかる、破れる、または正しくフィードされない可能性があります。
これらは一般的な指針であり、使用するスキャナーの種類やモデルによって異なる場合があります。したがって、特定のスキャナーでどのタイプの紙が適していないかを確認するためには、そのスキャナーのマニュアルや仕様を参照することが重要です。

汚れている紙をスキャンすることは可能か？

汚れている紙をスキャンすることは可能ですが、いくつかの注意点があります。

画像品質の低下

汚れやシミはスキャンされた画像にも現れます。これにより、テキストが読みにくくなるか、画像が不鮮明になる可能性があります。

スキャナーへの影響

汚れがスキャナーのガラス面やローラーに付着すると、スキャン品質が低下する原因になります。特に粉末状の汚れや湿った汚れは、スキャナーの内部メカニズムに損害を与える可能性があります。

事前処理

スキャンする前に、可能な限り用紙を綺麗にすることが推奨されます。ただし、紙を損傷させないように注意しながら、優しく拭いたり軽くブラッシングするなどしてください。

後処理

スキャン後、画像編集ソフトウェアを使用して、汚れやシミをデジタル的に除去することができます。ただし、これは時間がかかる作業であり、完璧に汚れを取り除くことができない場合もあります。
スキャンしたい用紙が特に汚れている場合、スキャナーを頻繁に掃除する必要があるかもしれません。また、スキャナーの種類によっては、汚れた用紙のスキャンに適していない場合もあるので、使用するスキャナーの指示に従ってください。

しわがよった紙をスキャンすることは可能か？

しわがよった紙をスキャンすることは可能ですが、いくつかの注意点があります。

画像の歪み

しわや折り目はスキャンされた画像にも影響を与え、テキストや画像が歪んで見える可能性があります。これにより、画像の品質が低下することがあります。

スキャナーへの影響

しわが深い紙はスキャナーのフィードメカニズムに引っかかるか、詰まる原因になる可能性があります。特に自動給紙装置（ADF）を使用する場合は注意が必要です。

事前処理

スキャン前に、可能な限り紙を平らにすることをお勧めします。しかし、紙を無理に伸ばそうとすると、紙が破れたり損傷する可能性があるので注意が必要です。

手動スキャンの利用

スキャナーによってはフラットベッド部分を使用し、しわがれた紙を手動で一枚ずつ置いてスキャンすることで、より良い結果が得られる場合があります。

後処理

スキャン後、画像編集ソフトウェアを使用して、しわによる歪みをできるだけ修正することが可能ですが、完全に修正するのは難しい場合があります。
しわがれた紙のスキャンは可能ですが、最終的な画像品質やスキャンのしやすさは、しわの程度とスキャナーの種類によって異なります。また、紙を平らにする作業は慎重に行う必要があります

2. スキャンサービスの注意点

スキャンサービスを利用する際にどのようなことに注意すれば良いのか、スキャンする書類の種類ごとに注意点をまとめました。

用紙に合ったスキャンの注意事項は？

それぞれの用紙タイプに合わせたスキャン代行の際の特徴と注意点を具体的に挙げます。
それぞれの用紙タイプに応じた適切なスキャン方法と注意点を踏まえることで、品質の高いスキャン代行サービスを提供することができます。

書籍

特徴：製本されており、ページが平らになりにくい。
注意点：ページを無理に平らにすると背表紙を痛める恐れがある。フラットベッドスキャナーを使用し、書籍の状態を保ちながら慎重にスキャンする。

書類

特徴：一般的にA4サイズのプリントされた文書。
注意点：文書のしわや折れを整え、クリップやホッチキスを取り除く。自動給紙スキャナーを利用して効率的に処理する。

製本契約書

特徴：法的文書であり、しばしば製本されている。
注意点：書類を痛めないように慎重に扱う。ページごとにスキャンし、契約内容が完全に読み取れるようにする。

納品書

特徴：様々なサイズや紙質の文書。
注意点：紙の状態を確認し、必要に応じて平らにする。重要な情報（日付、数量など）が正確にスキャンされるようにする。

ポスター

特徴：大型でカラフルなプリント。
注意点：大判スキャナーを使用し、ポスターを痛めないように慎重に扱う。色の再現性に注意する。

アンケート用紙

特徴：手書きの回答やチェックボックスが含まれることが多い。
注意点：手書きの文字が正確に読み取れるように、適切な解像度でスキャンする。データの集計を容易にするため、OCRソフトウェアの使用を検討する。

レシート

特徴：薄く、印字が褪せやすい。
注意点：薄い紙の取り扱いには特に注意し、スキャン時に紙が破れないようにする。褪せた印字が読み取れるようにコントラストを調整する。

領収書

特徴：一般的に小さく、紙質が薄い。
注意点：小さな文字や数字がはっきりとスキャンされるように、高解像度でスキャンする。紙の状態を確認し、必要に応じて平らにする。

図面

特徴：大判で詳細な図面や設計図。
注意点：図面の細部まで鮮明に読み取れるように、高解像度で大判スキャナーを使用する。折り目やしわを慎重に平らにしてスキャンする。

紙カルテ

特徴：患者の医療情報が記載された重要な文書。
注意点：個人情報の取り扱いには厳重な注意が必要。文書が読みやすいように、適切な解像度でスキャンする。

コンビニでスキャンができること、できないことは？

コンビニのスキャンサービスは便利ですが、用紙やサイズによっては制限があります。以下に、コンビニスキャンで可能なことと不可能なことを具体的に挙げます。

コンビニでのスキャンサービスは一般的な用途に適していますが、特殊な要件や高度な処理が必要な場合は専門のスキャンサービスを利用することをお勧めします。また、コンビニによって提供されているサービスや設備には差があるため、事前に店舗の情報を確認することが重要です。

コンビニスキャンで可能なこと

・標準サイズの文書スキャン
A4やB5などの一般的なサイズの文書や書類。
レターサイズなど、多くの国際標準サイズ。

・カラーとモノクロスキャン
カラーおよびモノクロでのスキャンが可能。

・PDFやJPEG形式での保存
スキャンした文書をPDFやJPEG形式でUSBやクラウドサービスに保存。

・一部の大判サイズ
コンビニによってはA3サイズのスキャンも可能。

・複数ページのスキャンと結合
複数のページをスキャンし、一つのファイルに結合する機能。

コンビニスキャンで不可能なこと

・特殊サイズや形状のスキャン
非標準サイズや奇形サイズの文書（例：極端に長い紙、円形など）。 特定のカスタムサイズのスキャンはできない場合が多い。

・非常に薄い紙や厚い紙のスキャン
レシートや薄いトレーシングペーパー。 厚手のカードストックやボード類。

・破損したりしわが多い文書
損傷が激しい、しわが多い、または破れている紙はスキャンが難しい。

・大判サイズのスキャン
A3を超える大判サイズや特殊な長さの文書（例：ロール紙）。

・高度な編集や処理
OCR（光学文字認識）のような高度な文書編集機能は限られている。

・機密性の高い文書のスキャン
プライバシーやセキュリティ上の理由から、機密性の高い文書のスキャンには不向き。

古書は何年くらいのものでも可能か？

古書のスキャン可能性は、年代だけでなく書籍の状態や材質に大きく依存します。100年前、あるいは50年前の書籍でもスキャンは可能ですが、以下の点に注意する必要があります。

紙の状態

古い書籍の紙は劣化しやすく、特に酸性紙を使用している場合、黄変や脆弱化が進んでいる可能性があります。紙が非常に脆い場合、スキャンプロセス中に損傷するリスクがあります。

製本の状態

古書はしばしば製本が固く、ページを完全に開くことが難しい場合があります。無理に開くと背表紙を痛める可能性があるため、製本の状態に応じて慎重に扱う必要があります。

スキャン方法の選択

フラットベッドスキャナーを使用し、書籍に無理な力が加わらないように慎重にスキャンすることが推奨されます。高解像度でスキャンすることで、細かいディテールや文字も正確に捉えることができます。

保存状態の考慮

長期間不適切な環境（高湿度、高温、直射日光など）で保存されていた書籍は、さらに脆弱になっている可能性があります。

専門家の利用

非常に価値の高いまたは脆弱な古書をスキャンする場合は、専門のレストレーションサービスや専門家に相談することが望ましいです。
年代を問わず、古書のスキャンは可能ですが、書籍の状態と価値を慎重に考慮し、適切な方法で行う必要があります。また、文化的、歴史的価値が高い書籍の場合は、保存状態を保ちながらデジタル化することが特に重要です。

3. スキャン代行サービスを活用して生産性を上げる

スキャン代行サービスを利用して大量の書類をスキャンする際のコツやポイントをまとめました。

品質を上げながら大量ロットのスキャンを行うコツは？

品質を上げながら大量ロットのスキャン代行を効率的に行うためには、いくつかの重要なコツがあります。

適切なスキャナーの選択

高速で高解像度のスキャンが可能な商用スキャナーを使用することが重要です。自動給紙機能（ADF）を備えたモデルは、一度に多くのページをスキャンするのに役立ちます。

文書の事前準備

スキャンする文書は、しわや折れ、汚れがないことを確認し、必要に応じてクリーニングや修正を行います。また、ホッチキスやクリップを取り除くなど、文書をスキャンしやすい状態にしておくことが大切です。

バッチ処理の活用

似たタイプの文書を一緒にスキャンすることで、設定の変更を最小限に抑え、作業の速度を上げることができます。

適切なスキャン設定の選択

解像度、カラーモード、ファイル形式など、スキャンの設定を文書のタイプに合わせて最適化します。一般的には300dpi程度の解像度がバランスが良いです。

スキャンソフトウェアの活用

OCR（光学文字認識）機能を活用すると、テキストが含まれる文書をデジタル形式で編集可能にすることができます。また、バッチ処理機能を持つソフトウェアを使用すると、大量の文書を効率的に処理できます。

定期的なメンテナンス

スキャナーのレンズや給紙ローラーなどを定期的に清掃し、紙詰まりや画質の低下を防ぎます。

品質チェックの実施

スキャンした文書の品質を定期的に確認し、必要に応じて設定の調整や再スキャンを行います。

適切なスタッフトレーニング

スタッフがスキャナーの操作やトラブルシューティングに精通していることが重要です。適切なトレーニングを行うことで、作業の効率と品質が向上します。 これらのコツを適用することで、大量ロットのスキャン作業を効率的に、かつ高品質に実施することが可能になります。