東京都中央区京橋二丁目2-1 京橋エドグラン3・4F
同意書のスキャン
こんなことで困っていませんか？
・出先で取引先からの問い合わせ…書類を持ち出しておらず直ぐに内容の確認できない
・紙の原本だと破損や紛失の懸念がある
・これ以上保管場所を確保できない
・数多くのファイルの中から、該当する同意書のみを検索することが困難
スキャンで電子化
書類電子化のプロとして、様々な業界の多様な書類電子化のお手伝いをしてきました。
高精度な機材は勿論、熟練のメンバーが多く在籍し、全て国内にて加工しており、海外作業は一切ございません。
お気軽にご相談いただけましたら、スペシャリストが回答いたします。
電子化のメリット
リアルタイムでのアクセス性が向上
紙文書は検索が難しく、探している同意書に辿り着くまでに多くの時間を要します。電子化された同意書の場合、OCR処理を施すことで、ファイル内の必要な情報を即時ピックアップすることができます。この為、同意内容の確認などを容易に行うことができます。
保管スペースの有効活用
紙での同意書や承諾書の保存には物理的なスペースが必要です。大量の書類を保管するためのファイリングシステムやスペースが必要なため、スペースの浪費となり、追加のコストが発生する可能性があります。
法的遵守の課題回避
法規制やコンプライアンスの変更に素早く対応する必要があります。電子化を進めた場合、法的要件に迅速に適合することが可能となります。
他ツールとの連携を容易にし、業務効率向上
紙でのプロセスは手動作業が多く、同意書や承諾書の記入や承認プロセスが遅くなりがちです。電子化により、これらのプロセスが自動化され、効率が向上します。
紛失や盗難、災害からも原本守ることができる
同意書や承諾書は、意思確認の確かなエビデンスです。その為、原本の紛失は絶対に防がなければなりません。書類紛失自体も大きなリスクですが、加えて、万が一の際に法的根拠となるものが無くなることで、自社や自らの立場を危うくする可能性もあります。
紙の納品書の場合、紛失・破棄の可能性があり、経年劣化により原本が見づらくなる可能性もあります。
また、昨今は自然災害から社内情報を守ることも、重要な課題となっています。
同意書を電子化することで、保管に関しての心配が大幅に軽減されます。また、電子保存であればアクセス制限をかけることで、よりセキュアな環境下で保管することができます。
事例
医療業界
患者が手術や治療に同意する際に、同意書に署名するのが一般的です。
この手続きは、患者が治療のリスクや利点を十分に理解していることを保証するために行われます。
スキャン代行サービスを利用して患者からの同意書をデジタル化し、電子医療記録（EMR）システムに統合することで、記録管理の効率化と迅速な情報アクセスが実現されます。
金融サービス業界
金融サービス業界では、ローン、クレジットカード、投資商品などの金融商品を利用する際に利用規約への同意が必要です。
これにより、利用者がサービス条件を理解し、受け入れていることが確認されます。
クライアントの署名済み契約書や同意書をスキャンし、セキュアなデータベースに保存することで、顧客情報の保護と迅速な契約処理が可能になります。
不動産業界
不動産業界では、賃貸契約や不動産の購入に際して、契約条件に同意するための書類に署名することが求められます。 これにより、両当事者の権利と責任が明確化されます。 賃貸契約書や購入契約書をスキャンし、デジタルアーカイブに保存することで、契約の追跡と管理が容易になり、必要に応じて迅速にアクセスできるようになります。
人材・労務関連業界
雇用関係においても、新しい従業員が職務説明書や会社のポリシーに同意するために同意書に署名することがあります。
こうした従業員からの同意書や契約書をスキャンし、人事管理システムに統合することにより、従業員情報の管理を効率化し、コンプライアンスの保持を支援します。
Scan Bizをおすすめするポイント
高品質・最短納期をお約束
お客様が求める期日でデジタル化を実施します。迅速で効率的なプロセスを確立し、最速でお客様のニーズに応えることをお約束します。
高精細OCR加工(600dpi～2,400dpiの高品質）
一般的にテキスト重視の場合、150～200dpi※1が標準とされいます。弊社の標準OCRはその1.5～2倍の300dpi（dots per inch、1インチあたりのドット数）の解像度になります。
他社に比べ、テキストの明瞭さとファイルサイズのバランスが取れており、OCR機能を最大限に活かすことができます。
多言語混在の場合でも、高識字率を担保したデジタルテキストをお作りする事が可能です。
同意書の場合、手書きの署名が多いです。手書き文字もOCRやAI-OCR処理を施すことで、識字率が大幅に向上し、その後の事務処理を快適にします。
※1：dpi(dots per inch)とは、1インチあたりのドット数を表しています。
セキュアな情報管理
様々な電子化の中でも、個人情報取扱には細心の注意を払っています。電子化を海外拠点で行っている企業も多い中、弊社では全て国内のスキャン事業所にて加工しております。データの暗号化やアクセス制御、データ転送に於いても、セキュアなデータ取り扱いを行っております。※具体的な方法を記載必要
ホッチキスも外さずOK！そのまま段ボールに入れるだけ！
お客様は弊社がお送りする段ボールに書類を入れるだけ。お手軽・簡単で早くて低価格。だからこそ皆様に選ばれています。
下記のような契約書類をご依頼いただくケースが多いです。
・ホチキスがついたままの同意書
・クリップが付いている承諾書
・シールや付箋が付いたままの文章
・糊付けされている書類
・破れており劣化が進んでいる個人情報
熟練の作業員が書類の劣化具合や状態をチェックしながら、一つ一つ丁寧に取り外しています。
現状の状態で弊社にお送りいただくことで、大切な個人情報の紛失リスクを防ぐこともできます。
スキャニングのプロ集団に安心してご依頼ください。
様々なお手間を一括代行
人員が足りず、電子化に取り組めない…そんな企業様のために、様々な作業を弊社に一括でご依頼いただけるサービスもご用意。
当社社員がお伺いし、専用段ボールに梱包代行します。
また、配送についてもより低価格でご利用いただけるよう、配送業者の選定等も弊社にお任せいただくことも可能です。
経験豊富な担当者による作業とサポート
高性能スキャナと熟練の社員による作業環境はもちろんですが、自社のカスタマーサポートメンバーの中にはバックオフィス経験者も在籍しております。
その為、お客様にとってより良い電子化のお手伝いを実現できます。ぜひお気軽にご相談ください。
Scan Bizならではの特徴
事前整理と準備
同意書をスキャンする前に、ホチキスやクリップ、シール、付箋などを取り除きます。
破れたり、劣化したりしている同意書は丁寧に修復または補強します。
スキャン設定の最適化
解像度（DPI）を適切に設定し、文書が読みやすく、詳細がはっきりと分かるようにします。
カラーとモノクロの適切な選択：カラーでのスキャンが必要かどうかを見極めます。テキスト中心の文書であればモノクロで十分な場合もあります。
品質チェックの徹底
スキャンした文書の品質を確認し、読み取りにくい部分や誤認識された文字がないかをチェックします。
料金プラン
書類詰め放題、ファイル詰め放題。
段ボール1箱単位の明朗会計です。
業界初のSmallプランがおすすめです。
毎月の定期的なお取引なら更にお安くなります。
同意書については、スキャン後の原本返却方法やOCR加工等により価格も変動します。
お気軽にご相談ください。
全てモノクロでしたら、10％OFF！！
Smallプラン
39,800円（税込）
80サイズ × 1箱
（3冊程度のファイルが収納可能）
1ページあたり＠５円～
(W250xD310xH200mm)
ファイル3冊
A3 収納量：約750枚(1,500ページ)
A4 収納量：約1,500枚(3,000ページ)
ファイルなしの場合:
最大積載量 1,700枚程度収納可能
ファイル3冊
A3 収納量：約750枚(1,500ページ)
A4 収納量：約1,500枚(3,000ページ)
ファイルなしの場合:
最大積載量 1,700枚程度収納可能
Midlleプラン
64,800円（税込）
110サイズ × 1箱
（6冊程度のファイルが収納可能）
1ページあたり＠５円～
(W350×D510×H190mm)
ファイル6冊
A3 収納量：約1,500枚(3,000ページ)
A4 収納量：約3,000枚(6,000ページ)
ファイルなしの場合:
最大積載量 3,400枚程度収納可能
ファイル6冊
A3 収納量：約1,500枚(3,000ページ)
A4 収納量：約3,000枚(6,000ページ)
ファイルなしの場合:
最大積載量 3,400枚程度収納可能
Largeプラン
104,800円（税込）
140サイズ × 1箱
（12冊程度のファイルが収納可能）
1ページあたり＠５円～
(W370×D520×H330mm)
ファイル12冊
A3 収納量：約3,000枚(6,000ページ)
A4 収納量：約6,000枚(12,000ページ)
ファイルなしの場合:
最大積載量 16,000枚程度収納可能
ファイル12冊
A3 収納量：約3,000枚(6,000ページ)
A4 収納量：約6,000枚(12,000ページ)
ファイルなしの場合:
最大積載量 16,000枚程度収納可能
上記の金額は、A3サイズまでオールカラーの金額です。
納品可能形式
JPG
TIFF
ご利用の流れ
最短7日で納品可能！
STEP1 無料相談
お気軽にご相談ください。スペシャリストが回答いたします。
お問い合わせに応じ、弊社からご提案・お見積もりをいたします。
STEP2 正式発注
メールにてお申し込みをいただきます。
STEP3 原本のお預かり
弊社からお送りする配送キットにて原本を弊社へお送りください。
STEP4 スキャニング開始
STEP5 納品
作業完了後、データ納品方法をお選び頂き、納品致します。
FAXによる注文書を電子化する際の注意点
情報の完全性と正確性の確保
注文書のスキャンは情報の損失を防ぐために慎重に行う必要があります。全てのページがスキャンされ、文字や数字が正確に認識されることを確認します。
機密情報の保護
注文書には機密情報が含まれることがあります。
スキャン代行サービスは、機密情報を適切に保護し、アクセス制限をかける仕組みを提供する必要があります。
保存とバックアップ
電子化された注文書は適切に保存され、バックアップを取ります。データの喪失を防ぎ、長期間のアーカイブに対応します。
データセキュリティ
スキャンされたデータはセキュアな方法で転送・保存されます。データ漏洩を防ぐために適切なセキュリティ対策を講じています。
同意書を電子化する際の注意点
法規制の確認
法律や規制が変わっていないか都度確認が必要です。
2022年4月1日以前に電子帳簿保存及びスキャナ保存の申請をしている場合、過去の要件に沿って運用する必要があります。
解像度と画質の鮮明さ
十分な解像度と高い画質を確保してください。一般的に300dpi以上の解像度が推奨されます。これにより、文書の細部がクリアに捉えられ、後での読み取りや印刷が容易になります。
色設定
多くの同意書は白黒で十分ですが、一部の文書ではカラースキャンが必要な場合があります。文書の性質によって適切な色設定を選択し、ファイルサイズを最適化し、文章が中途半端にスキャンされるのを防ぐ必要があります。
改ざん防止策
タイムスタンプ※1の付与などをし、改ざん防止策を講じる必要があります。 ※1：タイムスタンプとは、時刻情報とハッシュ値の刻印により付与時点から電子書類が存在していること、および付与後に内容が改ざんされていないことを証明するもの
フォーマットと圧縮
適切なフォーマットを選択してください。PDF形式が一般的で、テキストや画像を含むマルチページ文書を簡単に管理できます。また、ファイルサイズが大きくなりすぎないように圧縮したり、微調整が必要となります。
ファイル名をつける
スキャンした同意書を保存する際には、スキャンしたファイルごとにファイル名をつけおく事で、後の情報の検索性が向上します。日付・文書の種類・関連する情報ごとに分類することで、将来的な検索や整理が容易になります。
FAXによる注文書をデジタル化する歴史
12000年代初頭にはインターネットの利用が広まり、業務プロセスを効率化するためにデジタル技術を導入し始めた時期です。この段階では、同意書もまだ紙でのやり取りが一般的でしたが、デジタル署名や暗号化などの技術が導入されつつありました。
2000年代中頃になると、デジタル署名技術が発展し、法的に有効な電子署名が広まりました。これにより、電子的な同意が可能になりました。
2010年代になると、クラウドサービスの拡充により、企業でもオンラインでの文書作成・管理が行われるようになり電子同意書が普及していきました。保管場所や閲覧時間・場所の制限が低減され、業務効率化を進めることができるようになりました。
その後、多くの国で電子署名が法的に認識され、電子同意書が法的に有効であるとの認識が進みました。
これにより、企業は紙の同意書と同様に電子的な同意書を利用できるようになりました。
現在では、同意書の電子化はさらに進化しており、ワークフロー自動化ツールやセキュリティ技術を駆使し、同意書作成・署名・管理が効率的かつセキュアに行われています。
法令対応も絡むため、企業は早急な対応を迫られています。今後益々電子化に着手する企業様が多い分野です。
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