スキャン代行業者の失敗しない選び方！

ビジネスにおける業者選定は、成功の要です。
ここでは、企業が効果的な選定を行うために考慮すべき重要なポイントを、実用的な観点からご紹介します。
解説を通してより適切な業者選定を行い、ビジネスの成果を最大化しましょう。

スキャンの目的とは？

スキャンの力は「ビジネス効率化へのキー」となります。
スキャンのビジネスにおける5つの重要性について解説します。

①デジタルアーカイブによる効率化

文書管理を今風にアップデートしましょう。
紙の書類をデジタルファイルに変換することによって、オフィスのスペースを有効活用できます。
また、デジタル化された書類は取り扱いやすく、いつでもすぐに見つけることが可能になります。

②リスク管理とデータ保護

紙の書類は、時間が経つと傷んだり、紛失したりすることがありますよね。
しかし、スキャンでこれらをデジタル化すれば、大切なビジネス情報をしっかり守りつつ、万が一のリスクから守る強い味方となります。

③スキャンでスピーディーな文書管理

時間はビジネスにおける貴重な資源です。スキャンされた文書は、迅速な検索と即時アクセスを可能にし、時間の節約と効率の向上を実現します。
スキャンしてデジタル化された文書なら、必要な情報をサッと見つけられます。
もう書類の山を探し回る必要はありません。スキャンは時間の節約につながり、仕事の効率をぐっと上げてくれます。

④スキャンで無限の共有と協力の可能性

デジタル化された文書は、チームや部署、さらには国境を超えても、簡単に共有できます。
スキャンするだけで、どこにいても同じ書類にアクセスし、一緒に作業ができるようになります。
これにより、ビジネスの協力関係がもっとスムーズに、そして柔軟になり、チーム全体の仕事の流れがよくなることが期待できます。

⑤データ分析でのビジネス洞察の拡大

デジタル化されたデータを活用して、ビジネスの洞察と意思決定を高めることができます。
例えば、スキャンした文書から必要なデータを抽出し、分析に適した形式（例えばExcelのスプレッドシート）に整形、のようなことができるようになります。
また、小売業者の場合には、顧客の購入履歴をスキャンしてデジタル化し、顧客の購買傾向や満足度を分析するなど、マーケティング戦略にも活用できます。

失敗しがちな選び方4選

知名度だけに依存する選定

知名度の高い業者も魅力的ですが、実際の実績や顧客からの評価を検討することが重要です。
大小問わず、多様な業者を検討し、自社の具体的なニーズに合うかを見極めましょう。

検索結果の順位だけで決める

オンライン検索の結果は便利ですが、上位に表示される業者だけでなく、さらに情報を掘り下げて検討することが重要です。
サービスの詳細や顧客レビューを確認しましょう。

電話や訪問セールスの提案に即座に応じて決めてしまう

電話や訪問で直接的なセールスを行う業者からの提案に、すぐに応じることは慎重に考えるべきです。
これらの方法は、業者が積極的に自社のサービスを売り込むために用いられますが、必ずしも自社のニーズや要件に最適とは限りません。

価格のみを基準に選ぶ

低価格は魅力的ですが、サービスの質と価値を総合的に考慮することが大切です。
長期的な視点で、投資の価値を最大化できる業者を選びましょう。

信頼できる業者の選び方 5ポイント

関連する過去の実績はあるか

依頼したい案件の実績があるかどうかを確認しましょう。
例えば、書籍や雑誌の大量スキャンを依頼したい場合は、その業者が類似した案件を経験しているかどうかを聞いてみるのが良いです。
類似のプロジェクトを円滑に進める上で重要な指標となります。

サービスの品質と精度

多様なニーズに応える高品質なスキャナーの保有が鍵となります。
様々な仕様に対応できることが重要で、高解像度でのスキャンや色再現の正確さなど、品質面での実績を確認しましょう。
これにより、スキャンされたデータの明瞭さと実用性が保証されます。

コストと価格体系

ページ数に基づく透明かつシンプルな価格体系か、サービスをパッケージ化しそれぞれに固定料金の価格体系を設定している業者を選ぶのが賢明です。
価格の明確さは、予算計画における不確実性を排除し、追加料金の心配なくプロジェクトを進めることができます。

納期と対応の速さ

短い納期であっても、一貫して高品質のサービスが提供されることが大切です。
納期のニーズに合わせて、臨機応変かつ丁寧に作業を行うことができるスキャン代行業者を選ぶことが、プロジェクトの成功において重要です。

セキュリティとプライバシー

スキャン代行業者を選ぶ際には、文書の機密性を守るためのセキュリティ体制がしっかりしているかを確認することが大切です。
また、必要に応じて秘密保持契約（NDA）の締結が可能かどうかも検討しましょう。

スキャン業者とのよくあるトラブル

スキャン代行サービスを利用する際、いくつかのよくあるトラブルに注意が必要です。

まず、品質に関連する問題が挙げられます。
これには、スキャンされた画像の不鮮明さや色の不正確さが含まれ、期待したレベルの品質を得られないことがあります。
対策は、業者の品質基準とサンプルを事前に確認することが重要です。

また、納期の遅延も一般的な問題です。
特にタイトなスケジュールのプロジェクトでは、納品の遅れが全体の進行に影響を及ぼす可能性があります。
そのため、プロジェクトの進行状況を定期的にチェックすることが推奨されます。

さらに、データの損失や破損は、スキャン代行サービスの利用時に遭遇する可能性のある別のリスクです。
重要な文書を扱う際は、バックアップの取得や追加のセキュリティ対策を行うことが大切です。
これらのポイントを考慮することで、スキャン代行サービスの利用においてより安心してプロジェクトを進めることができます。

スキャン業者に依頼するメリット

スキャン代行業者を活用することには、ビジネスにおいて複数のメリットがあります。
これらのメリットを活用することで、企業や個人は文書のデジタル化を効率的に進め、長期的な文書管理とアクセスの改善を実現できます。

高品質なスキャン

専門の業者は高品質なスキャナーを使用しており、鮮明で読みやすいデジタルコピーを提供します。

大量文書の迅速な処理

スキャン代行業者は、大量の文書を効率的に処理するための設備とシステムを備えており、短時間での大規模なデジタル化を実現します。

専門知識と経験

スキャン代行業者は文書スキャンの専門知識を持ち、様々なタイプの文書に対応するスキャン方法を提供します。

データ管理とアクセスの容易化

スキャンしたデータはデジタルフォーマットで容易に管理でき、検索や共有が簡単になります。

スキャン代行業者の決め手は対応力と柔軟性

自社の書類に対して細かいところまで柔軟に対応してもらえそうか

まず、自社の書類が希望している仕様に対応しているのか確認が必要です。
業者によっては、設備が不十分で希望する解像度に満たないことや、大型商品には対応していないといったこともあります。
またサンプル作成や出荷前の梱包のお手伝い、非裁断といった細かな対応については、業者によって対応可否が異なります。
そのため、事前に自社がどのような対応をしてほしいのか要件を細かく伝えて、対応可能かどうか確認することをおすすめします。

コスト効率は良いか

コスト効率がよくなければ委託するメリットが得られません。
自社がすべて自ら行った場合と、スキャン代行に委託した場合では、どのような差が出るのか、あらかじめ費用を含め計算しておきましょう。

信頼できる実績はあるか

スキャン代行業者には、自社の大切な情報を預けて、電子化してもらうため、スキャン代行業者に対する信頼性は重要になってきます。
必ず実績を確認し、信用できそうかという視点で見ることをおすすめします。

まとめ

スキャン代行サービスを効率的に活用し、文書のデジタル化を容易にしましょう。データのデジタル化を促進し、検索性の向上や物理的な保管スペースの削減に寄与します。
選定に当たっては、今回ご紹介したポイントを参考にすることをお勧めします。

当社のスキャン代行サービスでは、一般書類から特殊サイズの図面に至るまで、幅広いニーズに対応しています。
資料に付着したシールやホチキスの除去から、高解像度スキャン、高精度OCRのカスタマイズまで、お客様の要件に柔軟に応じることが可能です。
豊富な実績を持ち、お客様のスキャン業務を効率的に代行します。
また、万全のサポート体制を整えておりますので、安心してご利用いただけます。 お気軽にご相談ください。